Las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) tienen la capacidad de revolucionar a las compañías al agilizar la fabricación y aumentar el compromiso del cliente.

Sin embargo, muchas empresas se esfuerzan por comprender cómo funcionan los sistemas ERP y cómo implementarlos con éxito. En el siguiente post intentemos cómo implementar un software ERP de manera eficiente. 

La implementación de ERP es el proceso de examinar las prácticas comerciales actuales, la planificación estratégica, la racionalización de los procedimientos operativos, la instalación y prueba de software, la limpieza y migración de datos, la gestión de cambios, la capacitación de usuarios, la puesta en marcha y el soporte.

No es un evento de una sola vez, sino un proceso continuo o ciclo de vida. A continuación te mostramos cada uno de los pasos y de las etapas por las que tendrás que pasar al momento de implementar un software de planificación de recursos empresariales o ERP.

Pasos para Implementar un ERP

Los siete pasos clave para una implementación ERP exitosa son:

La investigación

Definir la necesidad, la visión y el alcance de una solución ERP. Aquí deberás formar un equipo de implementación que pueda comunicarse de manera efectiva y que tenga el conocimiento y el compromiso de guiar el proyecto de principio a fin.

El equipo debe documentar y examinar los procesos de negocios actuales y establecer cómo fluyen de un departamento a otro. Es importante identificar problemas o errores comunes, esfuerzos duplicados o innecesarios y oportunidades perdidas con los clientes.

Instalación

La instalación del software ERP también es una oportunidad para evaluar tus operaciones actuales y rediseñar los procesos de negocios en procedimientos operativos estándar.

Determina qué procesos automatizar o mantener manuales y luego diseña un plan de cómo fluirán las nuevas prácticas comerciales.

El desarrollador de la aplicación será responsable de instalar el software y construir la infraestructura, como instalaciones de redes y recolección de datos o dispositivos de visualización.

Migración

El siguiente paso de la implementación de ERP es la migración de datos o la transferencia de todos los registros e información al nuevo sistema. Muchas organizaciones almacenan sus registros de clientes, proveedores y activos físicos en múltiples formatos y bases de datos que contienen errores e información innecesaria.

Estos datos deben revisarse y editarse para verificar su precisión y uniformidad antes de que comience la migración. Cualquier información fuera de fecha también debe ser eliminada.

Cuando los datos se han actualizado y verificado, el analista de aplicaciones migra los datos al nuevo sistema. Este paso implica configurar nuevas bases de datos, mapear campos de bases de datos entre los sistemas antiguos y nuevos, y transferir los datos.

Pruebas

El ingeniero de pruebas de control de calidad está a cargo del siguiente paso el cual es probar el sistema. Todas las interfaces, funcionalidades e informes deben funcionar con escenarios de la vida real y datos de transacciones.

Los usuarios también deben validar que los procesos de negocio están fluyendo correctamente entre departamentos. Es vital que el sistema se pruebe a fondo antes de la fecha de lanzamiento.

La capacitación del usuario, que se explica a continuación, es otra oportunidad para ver si hay algún error en el sistema.

Entrenamiento

La capacitación de los usuarios requiere mucho tiempo y esfuerzo, especialmente considerando que también se espera que los empleados cumplan con sus responsabilidades normales durante todo el proceso.

El tiempo que tome dependerá no solo del tamaño y la complejidad de la solución ERP, sino también de la mentalidad que tienen los empleados acerca de cambiar la forma en que trabajan. Los usuarios pueden tener dificultades para cambiar los roles, procesos y comportamientos que pueden haber aprendido durante muchos años de trabajo.

Al principio, se debe priorizar a fondo la capacitación de los capacitadores. Proporcionar oportunidades para que los usuarios ofrezcan comentarios y para que el equipo de implementación actúe en consecuencia.

Una comunicación coherente y significativa entre los usuarios, los capacitadores, el equipo de implementación y el proveedor disminuirá la probabilidad de pérdida de productividad después de la implementación.

Despliegue

Según el tamaño de un proyecto de ERP y los recursos disponibles, las empresas pueden elegir entre tres métodos para implementar el software:

Big bang: todos los usuarios hacen la transición del sistema heredado al nuevo sistema en un solo día. Este método es la opción más rápida y barata, pero las dificultades técnicas pueden causar problemas operativos mayores.

Enfoque gradual: se refiere a la transición de los usuarios por unidad de negocio o función. El equipo de implementación puede mejorar las transiciones con cada grupo, pero el proceso tomará más tiempo y la integración individual de los módulos de ERP puede ser difícil.

Operación paralela: los usuarios ejecutan ambos sistemas simultáneamente. Debido a que hay un sistema al cual recurrir, este método es el menos riesgoso. Sin embargo, los usuarios necesitan dedicar más tiempo a duplicar su trabajo, y ejecutar dos sistemas es costoso.

Cuando se haya implementado el software ERP, se deberá probar y auditar el sistema nuevamente para verificar su precisión, confiabilidad y velocidad. Prioriza el balance general, así como los libros de contabilidad de inventario y cuentas por cobrar. El departamento de TI debe dar soporte a los usuarios mientras ellos verifican, documentan y modifican los procesos de negocios en el sistema ERP en vivo.

Apoyo

Muchas empresas creen que la implementación de ERP finaliza en la fecha de lanzamiento. Sin embargo, se requiere un mantenimiento continuo del software y soporte para sus usuarios.

El presupuesto y los recursos para identificar problemas y corregir errores serán importantes durante todo el ciclo de vida de la solución ERP.

Etapas Principales

Las etapas de la implementación de un sistema ERP guardan mucha relación con los pasos a seguir para este proceso. Estas etapas o fases son:

Organización 

Aquí es donde se arma el equipo, se pone sobre la mesa el proyecto, se establece un cronograma de actividades, se establece una bitácora y se prepara los formatos que cada quien seguirá. 

Análisis del proyecto 

En donde se analizarán las capacidades que tendrá el ERP, en donde se identificará todos los procesos manuales que se van a automatizar y donde se documentará cada detalle.

Parámetros y Modelamiento

Es donde se establecerá la forma que tendrá este nuevo ERP y todos los lineamientos a seguir para su construcción. 

Pruebas finales

En esta etapa es donde se realizan todas las pruebas pertinentes para establecer la correcta funcionalidad de la ERP creada.

Puesta en marcha y capacitación

Luego de culminadas las pruebas el sistema comienza a operar y es cuando se da inicio a la etapa de capacitación en donde se enseña a los usuarios finales a operar el sistemas correctamente. 

Control de Proyecto

A pesar de que el sistemas ERP esté terminado, siempre puede fallar o incluso puede mejorarse, por eso es importante la etapa o fase de control para revisar el comportamiento a largo plazo del sistema.