Sistemas de Información Contable

¿Qué es un Sistema de información contable?

Un sistema de información contable se encarga de la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos para informar a inversionistas, acreedores y autoridades tributarias.

Un sistema de información contable generalmente es un método basado en computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de tecnología de la información.

Un sistema de información contable combina prácticas contables tradicionales, como los Principios contables generalmente aceptados (PCGA), con recursos modernos de tecnología de la información.

Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en el ciclo contable. Aunque la información contenida en un sistema varía según las industrias y el tamaño de las empresas, un sistema de información contable típico incluye datos relacionados con ingresos, los gastos, la información del cliente, la información del empleado y la información fiscal.

Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis, requisiciones de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nómina, libro mayor, balance de prueba e información de estados financieros.

Además, los sistemas de información contable son a menudo plataformas altamente seguras con medidas preventivas tomadas contra virus, hackers y otras fuentes externas que intentan recopilar información.

Almacenamiento y recuperación de datos

Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar información.

Esta estructura de base de datos suele estar estructurada con un lenguaje de consulta que permite la manipulación de tablas y datos.

Un sistema de información contable tiene numerosos campos para ingresar datos y editar datos previamente almacenados.

Salida de datos

Las diversas salidas de un sistema de información contable muestran la versatilidad de sus capacidades de manipulación de datos.

Un sistema de información contable produce informes que incluyen informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del cliente, calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes financieros.

Las listas de clientes, los cálculos de impuestos y los niveles de inventario también pueden reproducirse. Sin embargo, las correspondencia, notas o presentaciones no están incluidas en el sistema porque estos elementos no están directamente relacionados con los informes financieros y la contabilidad de una empresa.

Relaciones con los departamentos

Un sistema de información contable se esfuerza por integrar diferentes departamentos.

Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas.

Esta información es utilizada por el equipo de administración de inventario para realizar inventario y comprar materiales.

Al comprar el inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por pagar de la nueva factura.

Un sistema de información contable también puede compartir información sobre un nuevo pedido para que los departamentos de manufactura, envío y servicio al cliente conozcan la venta.

Controles internos

Una parte integral de los sistemas de información contable se relaciona con los controles internos. Las políticas y los procedimientos pueden colocarse dentro del sistema para garantizar que se mantenga la información sensible de los clientes, proveedores y empresas dentro de una empresa. Mediante el uso de la denegación de acceso físico, los requisitos de inicio de sesión, los registros de acceso, la autorización y la segregación de funciones, los usuarios pueden limitarse a la información relevante necesaria para realizar su función comercial.