Sistemas de Información Contable

Sistemas de Información Contable

¿Qué es un Sistema de información contable?

Un sistema de información contable se encarga de la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos para informar a inversionistas, acreedores y autoridades tributarias.

Un sistema de información contable generalmente es un método basado en computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de tecnología de la información.

Un sistema de información contable combina prácticas contables tradicionales, como los Principios contables generalmente aceptados (PCGA), con recursos modernos de tecnología de la información.

Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en el ciclo contable. Aunque la información contenida en un sistema varía según las industrias y el tamaño de las empresas, un sistema de información contable típico incluye datos relacionados con ingresos, los gastos, la información del cliente, la información del empleado y la información fiscal.

Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis, requisiciones de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nómina, libro mayor, balance de prueba e información de estados financieros.

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El propósito de un sistema de información contable es recopilar, almacenar y procesar datos financieros y contables y generar reportes informativos que los gerentes u otras partes interesadas pueden usar para tomar decisiones comerciales.

Aunque un Sistema de información contable puede ser un sistema manual, en la actualidad la mayoría de los sistemas de información contable están basados en computadoras.

Funciones de un sistema de información contable

Los sistemas de información contable tienen tres funciones básicas:

  1. La primera función es la recopilación y el almacenamiento eficientes y efectivos de datos relativos a las actividades financieras de una organización, incluida la obtención de datos de transacciones de documentos de origen, el registro de transaccione y la publicación de datos en libros de contabilidad.

  2. La segunda función de un SIC es proporcionar información útil para tomar decisiones, incluida la producción de informes de gestión y estados financieros.
  3. La tercera función de un SIC es asegurarse de que los controles estén en su lugar para registrar y procesar datos con precisión.

Almacenamiento y recuperación de datos

Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar información.

Esta estructura de base de datos suele estar estructurada con un lenguaje de consulta que permite la manipulación de tablas y datos.

Un sistema de información contable tiene numerosos campos para ingresar datos y editar datos previamente almacenados.

Salida de datos

Las diversas salidas de un sistema de información contable muestran la versatilidad de sus capacidades de manipulación de datos.

Un sistema de información contable produce informes que incluyen informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del cliente, calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes financieros.

Las listas de clientes, los cálculos de impuestos y los niveles de inventario también pueden reproducirse. Sin embargo, las correspondencia, notas o presentaciones no están incluidas en el sistema porque estos elementos no están directamente relacionados con los informes financieros y la contabilidad de una empresa.

Relaciones con los departamentos

Un sistema de información contable se esfuerza por integrar diferentes departamentos.

Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas.

Esta información es utilizada por el equipo de administración de inventario para realizar inventario y comprar materiales.

Al comprar el inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por pagar de la nueva factura.

Un sistema de información contable también puede compartir información sobre un nuevo pedido para que los departamentos de manufactura, envío y servicio al cliente conozcan la venta.

Controles internos

Una parte integral de los sistemas de información contable se relaciona con los controles internos. Las políticas y los procedimientos pueden colocarse dentro del sistema para garantizar que se mantenga la información sensible de los clientes, proveedores y empresas dentro de una empresa. Mediante el uso de la denegación de acceso físico, los requisitos de inicio de sesión, los registros de acceso, la autorización y la segregación de funciones, los usuarios pueden limitarse a la información relevante necesaria para realizar su función comercial.

Tipos de sistemas de información para contabilidad

Principalmente, el propósito de un sistema de información para contabilidad dentro de una organización es proveer información útil sobre una entidad económica específica.

Cada una de las empresas que existen actualmente cuenta con diversos tipos de sistemas de información para contabilidad. A continuación te decimos cuales son cada uno de ellos.

Sistemas manuales

Los sistemas de información manuales para la contabilidad suelen ser utilizados generalmente en las pequeñas empresas. Hablamos de negocios de quizás un par de personas, negocios hogareños.

Aquí no se requieren sistemas informáticos especializados ni nada parecido. Usualmente, estas pequeñas empresas solo requieren los documentos de origen, el libro mayor general, el libro diario general y muy posiblemente los diarios subsidiarios.

A pesar de tratarse de un sistema manual es muy eficiente en esta clase de negocios.

Sistemas heredados

Los sistemas de contabilidad heredados suelen usarse en empresas comerciales ya establecidas. Se trata de sistemas que funcionaban correctamente mucho antes de que la tecnología de la información se volviera tan sofisticada como lo es hoy.

Si bien los sistemas heredados contables pueden ser bastante anticuados, también tienen ciertas ventajas dentro de una empresa. Primeramente, estos sistemas poseen datos históricos valiosos y relevantes sobre la empresa. Seguidamente, el personal total de la empresa tiende a saber usar el sistema y entenderlo sin ningún tipo de contratiempo.

Un sistema heredado generalmente se ha personalizado para cubrir las necesidades específicas de una empresa. Esto es algo muy significativo ya que en ningún momento podremos encontrar este tipo de personalización en paquetes de software de contabilidad.

Sin embargo, los sistemas heredados para contabilidad también tienen sus propias desventajas. Comenzando por el hecho que de usualmente carece de documentación.

Además, suele ser difícil encontrar los repuestos para sus aparatos computacionales ya que tanto su hardware como su software se han vuelto obsoletos. De hecho, incluso el lenguaje de programación que utilizan estos sistemas heredados ya no reciben actualizaciones o están de desuso.

Reemplazo de sistemas legados

Puede reemplazar completamente su sistema heredado con un sistema nuevo y actualizado. Sin embargo, esta puede ser una solución bastante costosa.

Primeramente, sería bueno intentar actualizar tu sistema heredado. Para esto, puede usar un procedimiento llamado respaldo de pantalla. Esta técnica consiste en tomar los datos que se muestran en la pantalla de la computadora traducirlos para que una aplicación más actualizada pueda leerlos o interpretarlos.

Asimismo, se puede configurar un sistema de integración de aplicaciones empresariales. Este tipo de sistema conecta en red las diferentes aplicaciones de tu sistema heredado, como inventario, nómina, etc.

A menos que tu negocio sea hogareño y muy pequeño, estamos completamente seguros que siempre querrás tener tu sistema de información contable actualizado, esto es un mal necesario al que debemos adaptarnos en todo momento.

Recordemos que nuestra empresa siempre debe estar compitiendo y solo tendrán éxitos aquellas empresas que se adapten mejor a los cambios y que no tema evolucionar.