Gestión de Activos Digitales

gestión de archivos digitales

Gestión de Activos Digitales

¿Qué es la Gestión de Activos Digitales?

La gestión de Activos Digitales (GAD) se refiere a la tecnología que nos ayuda a gestionar el volumen de datos y archivos con los que trabajamos en nuestra vida personal y profesional.

Activos digitales incluyen documentos, correos electrónicos, fotografías, MP3, películas online, y cualquier otro contenido que almacenar en un ordenador.

Ofrece una solución efectiva para que las empresas almacenen, organicen, encuentren, recuperen y compartan archivos digitales.

Rápida de implementar y fácil de usar, una biblioteca digital centralizada proporciona a los compañeros, empleados, clientes, contratistas y otras partes interesadas clave acceso controlado a recursos digitales, incluyendo imágenes, fotos, archivos creativos, video, audio, presentaciones, documentos y más.

gestión de archivos digitales

El término gestión de activos digitales en realidad abarca una gran variedad de soluciones de software, desde la biblioteca de archivos digitales de un individuo o la base de datos de fotografías de un fotógrafo hasta soluciones que se asemejan a la administración de contenido empresarial.

El mejor software de gestión de activos digitales tiene capacidades básicas que incluyen el almacenamiento en la nube, cómo se recuperan los activos, cómo se comparten los activos y características para la gestión de la marca. GAD permite la automatización del flujo de trabajo, el archivamiento y copias de seguridad, el seguimiento del uso, el comercio electrónico y más. 

Las Aplicaciones de gestión de activos digitales ayudan a tratar con una o más de las típicas tareas de gestión de archivos:

  • Búsqueda de un activo digital
  • Organización de activos digitales
  • Copia de seguridad de activos digitales
  • Obtención de activos digitales
  • Verificar la integridad de los activos digitales
  • Descubrimiento de copias duplicadas de activos digitales

Gestión de Activos Digitales Open Source

Pimcore

Pimcore es la aplicación de gestión de activos digitales de código abierto líder, que centraliza todas sus imágenes, gráficos, documentos y videos. Pimcore coloca la gestión de activos digitales en el centro de la gestión de la experiencia digital y puede integrar, consolidar y gestionar cualquier tipo y cantidad de activos digitales.

Resourcespace

ResourceSpace es un software Open Source de Gestión de Activos Digitales que ofrece ahorros considerables en comparación con los sistemas de propiedad. Es una forma simple, rápida y gratuita de organizar sus activos digitales.

DSpace 

DSpace es un sistema de gestión de activos digitales, que fue elaborado conjuntamente por el MIT y HP Labs.

DSpace está diseñado para capturar, almacenar, indexar, preservar y redistribuir enormes cantidades de datos digitales.

DSpace se ejecuta en Unix, Linux y Microsoft Windows. 

Razuna

Razuna DAM le permite almacenar sus activos digitales en su servidor o le ofrece la opción de utilizar un proveedor de almacenamiento en la nube (Nirvanix, Amazon S3 o Eucalyptus) o implementarlo en su plataforma de virtualización.

 

Gestión de Activos Digitales Propietario

Adobe Experience Manager

Adobe Experience Manager Assets es una solución inteligente de gestión de activos digitales para que los especialistas en marketing y TI puedan organizar, adaptar, distribuir medios enriquecidos y experiencias en todo el recorrido del cliente.

Workfront

La administración de activos digitales con Workfront DAM hace que sea sencillo administrar y conectar su marca, archivos y equipos desde una ubicación central.

OpenText

OpenText se enorgullece de ser nombrado líder en gestión de activos digitales para la experiencia del cliente por Forrester Research, Inc. y la única solución empresarial de Gestión de activos digitales (DAM) reconocida constantemente como líder en el espacio DAM de 2008 a 2016.

Beneficios de un sistema de gestión de archivos

  1. Aumente la eficiencia al ubicar el archivo exacto al instante.
  2. Disponga de una ubicación central para todos sus archivos digitales que gestione de forma segura sus preciados trabajos.
  3. Mantenga un registro del historial de sus archivos: reutilice sus archivos y videos digitales para maximizar su activo.
  4. Coloque marcas de agua en las imágenes o archivos de trabajo en progreso para asegurarse de que no se utilicen antes de que se completen o paguen.
  5. Incruste la información de derechos de autor o de contacto en cada imagen o archivo para que las partes externas puedan contactar a la persona adecuada antes de usarla.
  6. Automatice los flujos de trabajo; optimizar los procesos de creación y distribución de contenido con herramientas integradas.
  7. Controle cuándo se distribuyen y visualizan kits de prensa, fotos y documentos críticos estableciendo fechas de embargo en sus archivos.
  8. Aumente la eficiencia integrando un sistema de gestión de activos digitales con otro software empresarial. 
  9. Infórmese sobre el uso y la visualización de sus archivos digitales. Implemente los derechos digitales para saber exactamente quién está usando los archivos digitales, imágenes y videos.
  10. Encuentre archivos rápidamente basados en metadatos específicos capturados en el archivo
  11. Mantenga los archivos de forma segura en el sistema mientras colabora con equipos internos y externos.
  12. Administre ediciones, realice anotaciones y envíe aprobaciones sin abandonar su sistema de administración de activos digitales.
    Disminuya los retrasos y costos de producción al asignar tareas a equipos internos y externos.

Identificando los requerimientos

Cada organización tiene diferentes activos digitales y diferentes procesos creativos. Por lo tanto, cada organización tiene diferentes requisitos de administración de activos digitales.

Es importante pensar en cómo sus procesos actuales son ineficaces y dónde está experimentando desafíos. Hable con varios departamentos y vea lo que piensan. Incluso podría pasar un formulario en línea y pedirle a las personas que lo completen.

Por ejemplo; ¿los colegas siguen usando la versión anterior de un logotipo aunque se haya creado uno nuevo? Un punto común de dolor es que después de que se ha creado un nuevo logotipo en una empresa, las personas todavía usan el logotipo anterior en las presentaciones o en el sitio web. Entonces, un requisito que puede identificar es que necesita un sistema de gestión de activos digitales que tenga control de versión.

Por lo tanto, una vez que se ha creado una nueva versión de un activo existente, puede sobrescribir la versión anterior. Esto significa que la versión anterior ya no está disponible y, por lo tanto, no se puede usar.

Como otro ejemplo, un vendedor por correo electrónico que trabaje en una empresa de comercio electrónico necesitará un acceso rápido a cientos de imágenes de productos diferentes para que puedan ser utilizadas en los correos electrónicos de marketing.

Si sus archivos están mal organizados, tomará mucho más tiempo encontrar las imágenes que necesita y, por lo tanto, le llevará más tiempo crear sus correos electrónicos de marketing. Por lo tanto, en este escenario, es posible que necesite un gestionador de activos que lo ayude a organizar las imágenes de sus productos de una manera más eficaz.

Implementación

Decidir cómo organizar sus activos es un gran paso en la implementación de su software de administración de activos digitales. Por lo tanto, es importante dedicar tiempo a desarrollar una taxonomía coherente para sus activos.

El software de administración de activos digitales puede ser complejo y, por lo tanto, es de suma importancia educar a los usuarios sobre cómo usar su sistema. El nivel de educación requerido dependerá de sus usuarios.

Es importante brindar información detallada sobre cómo funciona el sistema de administración de activos digitales y todas las diferentes funciones disponibles para los usuarios. También es importante crear un banco de esta información donde los usuarios puedan buscar y encontrar lecciones previas cuando sea necesario.

Más información: Biblioteca de archivos Digitales | Características y Función