Sistemas de Información Gerencial
Un sistema de información de gestión es un conjunto de sistemas y procedimientos que recopilan información de una variedad de fuentes, la compilan y la presentan en un formato legible.
Los administradores utilizan un sistema de información gerencial para crear informes que les brindan una visión general exhaustiva de toda la información que necesitan para tomar decisiones que van desde minucias diarias hasta estrategias de nivel superior.
Los sistemas de información de gestión de hoy en día dependen en gran medida de la tecnología para compilar y presentar datos, pero el concepto es más antiguo que las tecnologías de cómputo modernas.
Objetivo
El objetivo principal de un sistema de información gerencial es hacer que la toma de decisiones de los gerentes sea más eficiente y productiva.
Al juntar información de una variedad de fuentes en una única base de datos y presentar la información en un formato lógico, un SIG puede proporcionar a los gerentes todo lo que necesitan para tomar decisiones altamente informadas y realizar un análisis exhaustivo de los problemas operativos.
Información
Un MIS puede recopilar casi cualquier tipo de información que los administradores requieran. Pueden ver los datos financieros, como los ingresos y los gastos diarios y atribuirlos a departamentos o grupos específicos.
Los indicadores de rendimiento, como la puntualidad de los proyectos o la calidad de los productos que salen de una línea de montaje, pueden ayudar a los administradores a determinar las áreas de mejora necesarias.
El personal puede administrar los horarios para los turnos de trabajo, las entregas entrantes y los envíos salientes desde cualquier lugar vinculado al MIS.
Un sistema de información de gestión puede facilitar la colaboración y la comunicación también. Los empleados pueden editar y compartir documentos y comunicar información relevante sobre desarrollos y advertencias anticipadas en toda la organización.
Informes
La capacidad de crear informes es una de las características más valiosas del sistema de información de gestión.
Los informes internos presentan información de una manera que los gerentes pueden comprender, al incluir todos los datos relevantes y agrupar los datos de una manera lógica.
Por ejemplo, un informe visto por un gerente corporativo para una cadena de restaurantes puede mostrar ingresos, gastos, horas de trabajo y volumen de cada punto de venta, lo que le permite ver qué tienda gana más dinero por empleado en el piso y qué tiendas tienen mayores gastos en comparación con los ingresos y el volumen, un indicador de desperdicio o robo.
Beneficios
Los empleados pueden usar un SIG para realizar sus trabajos de manera más efectiva también.
Por ejemplo, los empleados de todos los niveles pueden consultar un SIG para verificar el estado de los artículos del inventario, ver las estadísticas relacionadas con su departamento o grupo específico y solicitar transferencias internas de materiales.
Requisitos
Un sistema de información de gestión puede ser una inversión costosa. Además de comprar un paquete de software de SIG y contratar personal adicional de TI para supervisar y mantener el sistema, una empresa debe capacitar a todos los empleados para que usen el sistema.
Los empleados de primera línea a menudo realizan los dos primeros pasos en un SIG, la recopilación de datos y la información, lo que les deja menos tiempo para centrarse en actividades productivas; esto puede aumentar los gastos salariales generales.
Es bueno pesar los costos de un SIG frente a los posibles beneficios antes de implementar esta herramienta en su pequeña empresa.
Tipos de sistemas de información gerencial
Los sistemas de información gerencial son uno de los varios sistemas de información que se utilizan en los negocios. Para comprender mejor los sistemas de información de gestión, analicemos los diferentes tipos de sistemas de información disponibles en las empresas.
Sistemas de procesamiento de transacciones. Estos sistemas han sido diseñados para recopilar, procesar y almacenar transacciones que ocurren en las operaciones diarias de una empresa.
El sistema también se puede utilizar para cancelar o modificar transacciones realizadas en el pasado si fuera necesario. Una propiedad de este sistema que les permite trabajar de manera efectiva es la capacidad de registrar con precisión múltiples transacciones, incluso si las diferentes transacciones tienen lugar simultáneamente.
Están diseñados para poder manejar grandes volúmenes de transacciones. Los ejemplos incluyen sistemas de control de existencias, sistemas de nómina, sistemas de procesamiento de pedidos, etc.
Sistemas de Soporte a la Decisión. Estos sistemas ayudan a los tomadores de decisiones a tomar las mejores decisiones al generar proyecciones estadísticas a partir de datos analizados. Aunque no elimina la necesidad del criterio del gerente, mejora significativamente la calidad de la decisión al ofrecer pronósticos que ayudan a determinar el mejor curso de acción.
Estos sistemas recopilan información de varias fuentes con el fin de ayudar en la toma de decisiones. Los ejemplos de estos sistemas incluyen el trabajo cooperativo soportado por computadora, los sistemas de apoyo de decisiones grupales, los sistemas de logística y los sistemas de planificación financiera.
Sistemas de información ejecutiva. También conocido como Executive Support System, esta es una herramienta que se usa para informar datos de toda la empresa a los principales ejecutivos. Estos sistemas proporcionan informes rápidos y fáciles de usar que se presentan en pantallas gráficas que son fáciles de comparar.
Pueden tomarse como sistemas especializados de apoyo a las decisiones porque proporcionan la información necesaria para ayudar a mejorar la calidad de las decisiones.
Debido a las altas expectativas de un sistema de este tipo, estos sistemas deben ser altamente individualizados, por lo que generalmente están hechos a medida para clientes específicos. También son personalizables para adaptarse a las necesidades específicas de los clientes.
Sistemas de Información Gerencial. Estos sistemas hacen uso de la tecnología de la información para ayudar a los gerentes a garantizar un funcionamiento sin problemas y eficiente de la organización.
La información recopilada por estos sistemas está estructurada de modo que los gerentes puedan evaluar fácilmente el desempeño actual de la empresa con respecto a los resultados anteriores.
Algunos de los tipos comunes de sistemas de información de gestión incluyen sistemas de control de procesos, sistemas de gestión de recursos humanos, sistemas de ventas y marketing, sistemas de control de inventario, sistemas de automatización de oficinas, sistemas de planificación de recursos empresariales, sistemas de contabilidad y finanzas.