ERP: Planificación de Recursos Empresariales

ERP: Planificación de Recursos Empresariales

ERP se refiere a planificación de recursos empresariales.

ERP es una manera de integrar los datos y procesos de una organización en un único sistema. Por lo general, en los sistemas ERP se han incluido muchos componentes de hardware y software, a fin de lograr la integración.

La mayoría de los sistemas ERP utilizan una base de datos unificada para almacenar datos de diversas funciones en toda la organización.

El término ERP originalmente se refiere a cómo una organización de gran tamaño prevé utilizar los recursos de una organización. En el pasado, los sistemas ERP se han utilizado más en las grandes empresas industriales.

Sin embargo, el uso de ERP ha cambiado y es muy amplia, hoy en día puede implementarse en cualquier tipo de empresa, no importa de que industria sea. De hecho, los sistemas ERP son usados en casi cualquier tipo de organización - ya sean grandes o pequeños.

Para que un sistema de software ERP pueda ser considerado, debe presentar a una organización la funcionalidad para dos o más sistemas. Mientras algunos paquetes de ERP existen sólo para cubrir dos funciones de una organización (Nóminas y Contabilidad), la mayoría de los sistemas ERP cubren varias funciones.

Hoy los sistemas ERP pueden cubrir una amplia gama de funciones e integrarlos en una base de datos unificada. Por ejemplo, funciones tales como Recursos Humanos, Cadena de suministros, Sistemas de inventarios, Gestión de Relaciones con los Clientes, Finanzas, Industria y funciones de gestión fueron una vez aplicaciones separadas de software, normalmente alojadas con su propia base de datos y de red, hoy en día, todos pueden caber bajo una paraguas - el sistema ERP.

El sistema ERP Ideal

Un sistema ERP ideal es una sola base de datos cuando se utiliza y contiene todos los datos de diferentes módulos de software. Estos módulos de software pueden incluir:

Fabricación: Algunas de las funciones incluyen la ingeniería, la capacidad, la gestión del flujo de trabajo, control de calidad, facturas de material, proceso de fabricación, etc

Finanzas: Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos, contabilidad general y de gestión de tesorería, etc

Recursos Humanos: Los beneficios, capacitación, nómina de sueldos, horarios y asistencia, etc

Gestion de la Cadena de Suministros: Inventario, planificación de la cadena de suministro, el proveedor de programación, tramitación de reclamaciones, ingreso de pedidos, compras, etc

Proyectos: los costos, la facturación, la actividad de gestión, tiempo y gastos, etc

Gestion de Clientes: ventas y mercadeo, servicios, comisiones, el contacto con los clientes, centro de llamadas de apoyo, etc

Data Warehouse: Generalmente, este es un módulo que se puede acceder por clientes, proveedores y empleados.

¿Qué hace un ERP?

El propósito de un sistema ERP es mejorar la eficiencia (y por lo tanto ganancias) a través de la mejora de cómo se gastan los recursos de la compañía, ya sean tiempo, dinero, personal o algo más.

Si puede reducir la cantidad de recursos que se están utilizando, sin sacrificar la calidad y el rendimiento, puede hacer crecer su negocio de manera más eficiente y adecuada.

El software ERP combina varios informes y métricas diferentes en varios departamentos en el mismo entorno. Esto hace que sea más fácil obtener una vista completa de lo que está sucediendo y cómo se están gastando los recursos.

Desde este punto de vista de la empresa, puede descubrir información clave sobre cómo se pueden mejorar los procesos o cómo se pueden emplear mejor los recursos para generar un mayor crecimiento.

Sin un sistema de ERP y una planificación adecuada de cómo se deben gastar los recursos para maximizar el crecimiento y el resultado final, es fácil invertir recursos en tácticas que no tendrán un rendimiento esperado.

Un sistema ERP también hace que sea más rápido encontrar la información o el informe que está buscando porque todo está en el mismo lugar. No tiene que buscar en hojas de cálculo o en diferentes aplicaciones empresariales para encontrar los datos que necesita; todo está disponible y accesible directamente desde la interfaz ERP.

Los ERP Mejoran la Productividad

Antes de los sistemas ERP, lo más probable es que cada departamento en una organización tuviese su propio sistema informático, de datos y de base de datos. Lamentablemente, muchos de estos sistemas no serían capaces de comunicarse el uno con el otro o la necesidad de almacenar o reescribir datos para hacer posible que cruce un sistema de comunicación.


Una vez que un sistema ERP está en su lugar, por lo general todos los aspectos de una organización pueden trabajar en armonía. Para las grandes organizaciones, el resultado es un aumento de la productividad y una disminución de la cantidad de software.

Tipos de ERP

Ahora que hemos explicado qué es el software ERP, veamos los diferentes tipos. La fluidez de la dinámica de un ERP y la diversidad de factores que la afectan hacen que sea difícil clasificar esta categoría.

Se puede agrupar por niveles funcionales, tamaño de negocio y despliegue. Para simplificar los tipos, ERP se puede agrupar de la siguiente manera:

ERP Generalista. Muchas soluciones de ERP heredadas y en la nube son generalistas. Se adaptan a los procesos en todas las industrias. Estas soluciones tienen una fuerte personalización e integración para adaptarse a los diferentes requisitos de la industria.

Tampoco es una sorpresa, dado que los grandes vendedores de ERP generalistas del mercado son también uno de los más grandes. Algunos ejemplos de este tipo de solución es NetSuite ERP.

ERP de código abierto. Las soluciones ERP de código abierto son todavía una pequeña fracción del mercado total de ERP. Pero las soluciones como Odoo ERP prestan a las empresas con equipos de tecnología la flexibilidad de desarrollar e integrar sus propias aplicaciones en el ERP.

Para los desarrolladores, el código abierto aumenta la usabilidad y la adopción de los usuarios porque el ERP puede producir procesos altamente personalizados.

ERP vertical. Estos son ERPs específicos de la industria. A menudo, los proveedores verticales de ERP son empresas nuevas o pequeñas que tratan de enfocarse en un nicho, como la construcción, la distribución de supermercados o la moda minorista. Entre los ejemplos más populares de esta plataforma en particular está Microsoft Dynamics AX.

ERP para pequeñas empresas. Se trata de soluciones en la nube o ERP locales. A menudo, el ERP es modular con características reducidas. En lugar de ofrecer un sistema totalmente integrado, el ERP para pequeñas empresas como sirve a uno o dos procesos de negocios y deja de lado a los demás.

Por ejemplo, presenta funciones de gestión de recursos humanos y contabilidad únicamente, con opciones adicionales para CRM, inventario o gestión de la cadena de suministro. Por esto, el ERP para pequeñas empresas también se conoce como ERP ligero.

Más información en Tipos de ERP y su arquitectura

Ventajas de los Sistemas ERP

Hay muchas ventajas de la aplicación de un sistema de ERP; he aquí algunas de ellas:

  1. Un sistema totalmente integrado
  2. La capacidad para racionalizar los diferentes procesos y flujos de trabajo
  3. La capacidad de compartir fácilmente datos entre diferentes departamentos en una organización
  4. Mejora de la eficiencia y los niveles de productividad
  5. Mejor seguimiento y previsión
  6. Reducción de los costes
  7. Mejora del servicio al cliente

Desventajas de los sistemas ERP

Aunque por lo general las ventajas superan a las desventajas para la mayoría de las organizaciones en la implementación de un sistema ERP, aquí están algunos de los obstáculos más comunes:

Por lo general, muchos obstáculos se pueden prevenir si se hace una inversión adecuada y una formación adecuada, sin embargo, el éxito depende de las capacidades y la experiencia de la mano de obra para adaptarse rápidamente al nuevo sistema.

  1. La Personalización en muchas situaciones es limitada
  2. La necesidad de procesos de reingeniería de negocios
  3. Sistemas ERP pueden ser un costo muy alto de implementar
  4. El apoyo técnico puede ser de mala calidad
  5. El ERP puede ser demasiado rígido para organizaciones específicas.

Opciones

La integración es clave para la ERP

 

La integración es una parte muy importante de los ERPs. El principal objetivo de ERP es integrar datos y procesos de todas las áreas de una organización para unificar y facilitar el acceso y flujo de trabajo.

ERP normalmente logra la integración mediante la creación de una única base de datos que emplea varios módulos de software de distintas áreas de una organización con varias funciones del negocio.

A pesar de que la configuración ideal sería un sistema ERP para toda la organización, muchas organizaciones más grandes suelen crear un sistema de ERP y, a continuación, se basan en el sistema y la interfaz externa de otros sistemas autónomos que puedan ser más potentes y tener un mejor desempeño en el cumplimiento de las organizaciones necesitadas.

Generalmente, este tipo de configuración puede tomar mucho tiempo y requiere muchas horas de trabajo.

La Implementación de un sistema ERP

La implementación de un sistema ERP no es una tarea fácil de lograr, de hecho se necesita mucha planificación, consultoría y en la mayoría de los casos de 3 meses a 1 año. Los sistemas ERP son extraordinariamente amplios en su alcance y para muchas organizaciones más grandes puede ser extremadamente complejos.

La implementación de un sistema ERP, requerirá cambios significativos en materia de personal y prácticas de trabajo.

Si bien puede parecer razonable tener personal de TI a la cabeza del proyecto, se recomienda ampliamente que consultores sean utilizados, debido al hecho de que los consultores suelen ser más rentables y están específicamente capacitados en la aplicación de estos tipos de sistemas. 


Uno de los rasgos más importantes que una organización debe tener en la implementación de un sistema ERP es el compromiso de los departamentos.

Porque muchos de los cambios tienen lugar y afectan a casi todos los individuos en la organización, es importante asegurarse de que todo el mundo está a bordo, lo que ayudará a realizar el proyecto con éxito y utilizar exitosamente el nuevo sistema ERP.

Por lo general, las organizaciones utilizan proveedores de ERP o consultorías para implementar un sistema ERP personalizado. Hay tres tipos de servicios profesionales que se prestan en la implementación de un sistema ERP, que son consultorías, personalización y soporte técnico.

Servicios de Consultoría – los servicios de consultoría por lo general son los responsables de las etapas iníciales de la aplicación del ERP, ayudan a una organización a vivir con su nuevo sistema, con la capacitación de personal y el mejoramiento del uso del ERP en áreas específicas.

Servicios de Personalización - estos servicios ayudan a extender el uso del nuevo sistema ERP o de cambiar de su uso mediante la creación de interfaces personalizadas y/o el código de las aplicaciones.

Si bien los sistemas ERP son fundamentales para muchas rutinas, todavía hay otras necesidades que deben ser construidas o adaptadas para una organización.

Servicios de Soporte - los servicios de soporte incluyen el manejo y mantenimiento de los sistemas ERP. Por ejemplo, la solución de problemas y asistencia en cuestiones del ERP.

Más información en Cómo implementar un ERP