A medida que las empresas se hacen más móviles y ágiles, los sistemas ERP locales ya no alcanzan. El software ERP en la nube permite más personalización y flexibilidad, pero aún tiene inconvenientes.

ERP es un término usado para referirse al software que, en esencia, ayuda a las empresas y organizaciones a operar. Si bien los beneficios han demostrado ser fructíferos, debido a su importancia para las organizaciones y su naturaleza compleja, el ERP ha sido uno de los sistemas de software más difíciles de implementar para las organizaciones.

En la actualidad, existen algunas formas diferentes de configurar los sistemas de planificación de recursos empresariales. Los ERP modernos se han expandido desde sus predecesores con capacidades que abarcan más que solo la planificación de recursos.

En el pasado, ERP se veía como un sistema monolítico que ayudaba con un conjunto limitado de operaciones comerciales. Pero ahora, un sistema ERP también se puede construir como "Lo mejor de cada clase" como una colección de aplicaciones independientes o integradas, o una combinación de ambas, que ayudan a administrar aspectos específicos de la empresa.

Los sistemas ERP generalmente se alojan de tres maneras: la tradicional, localmente, en las nubes, o una combinación de los dos.

Para mayor claridad, el ERP en la nube ha sido un término usado para definir cuándo el software ERP con licencia completa es alojado dentro de una infraestructura en la nube. Hoy en día, el software ERP en la nube se utiliza a menudo como sinónimo de ERP de software como servicio (SaaS); sin embargo, esto no es del todo exacto. SaaS ERP es un software que es propiedad y está alojado fuera del sitio en la nube por el proveedor, pero pagado "a pedido", tal como se usa.

Básicamente, SaaS ERP es un tipo de modelo de computación en la nube, pero no todos los ERP en la nube son necesariamente SaaS. Si bien los objetivos del software ERP esencialmente siguen siendo los mismos, sin importar dónde estén alojados, existen algunas diferencias fundamentales con respecto a los sistemas de software ERP local y SaaS o en la nube que las organizaciones deberían considerar antes de implementar.

Proveedores principales

Acumatica
El sistema ERP basado en la nube de Acumatica está diseñado para satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y las organizaciones del mercado medio. Las verticales principales de la compañía incluyen distribución, fabricación, servicios profesionales, comercio minorista / eCommerce y empresas de desarrollo tecnológico, que incluyen software, administración de propiedades y organizaciones sin fines de lucro.

IQMS
Fundado en 1989 y con sede en Paso Robles, CA, IQMS es un proveedor galardonado de sistemas ERP en la nube y soluciones para una amplia variedad de industrias manufactureras. Se considera que IQMS es el líder en ERP en la nube en la fabricación de plásticos, ya que su principal sistema Enterprise IQ fue diseñado por el fundador para optimizar una planta de fabricación de GE Plastics que él administraba antes de comenzar la empresa.

Microsoft Dynamics AX
Microsoft continúa invirtiendo fuertemente en Dynamics AX, y se muestra en la interfaz de usuario, las finanzas, el módulo de proyectos, el soporte global y el rendimiento en la nube que se ejecuta en Microsoft Azure. Microsoft ha tenido altibajos con sus organizaciones asociadas globales, pero han convertido esto en una fortaleza que brinda soluciones en sus verticales centrales de distribución, fabricación, venta minorista y servicios profesionales.

NetSuite
Una de las soluciones ERP en la nube original, NetSuite ayudó a crear la categoría mediante el uso de metodologías de desarrollo ágiles para lanzar nuevas actualizaciones rápidamente mientras compite exitosamente contra los proveedores de ERP heredados. Para su crédito, NetSuite sigue ganando acuerdos, reemplazando sistemas ERP heredados y, como mínimo, integrándose con ellos utilizando una estrategia de ERP de dos niveles.

Sistemas Plex
Originalmente fundada para satisfacer las necesidades de los proveedores de automóviles en el medio oeste superior, Plex Systems es uno de los proveedores de ERP más reconocidos a nivel mundial, basado en sus sólidos equipos de marketing, ventas y desarrollo de productos. Su profundidad de experiencia en la fabricación de automóviles, alimentos y bebidas, aeroespacial y defensa y otras industrias de fabricación ajustada es impresionante.

Rootstock
En enero de 2018, Rootstock adquirió Kenandy, ampliando su base de clientes y agregando el conjunto de aplicaciones ERP de Kenandy. Al igual que Rootstock, Kenandy se basa en la plataforma de Salesforce. Rootstock se lanzó en 2008 y se ha establecido como una de las soluciones ERP líderes en la nube para la fabricación, distribución y cadena de suministro para pymes y empresas de nivel medio. La compañía opera en América del Norte, Europa y Asia Pacífico.

Ventajas ERP SaaS o software ERP en la nube

Al igual que con la mayoría de las cosas, los sistemas ERP de SaaS y en la nube tienden a tener sus propios beneficios y desventajas. Estas son algunas facetas del software ERP en la nube, más específicamente, modelos SaaS, que pueden ayudar al seleccionar el software adecuado para su organización.

Sistema y control de datos: en un escenario de SaaS, un tercero normalmente administra el software y los datos en lugar de un sistema ERP en el sitio. Este soporte adicional del ERP tradicional tiende a requerir más personal de TI, lo que puede generar más costos asociados. Por otro lado, puede haber un mayor grado de control sobre los sistemas y los datos para los sistemas locales.

La mayoría de los sistemas ERP en la nube permiten cierta personalización, lo que le permite configurar el sistema para que coincida con el aspecto y la sensación de su organización, como por ejemplo, incluir el uso de los logotipos de la empresa.

Sin embargo, controlar la verdadera personalización en términos de código de reescritura puede ser mucho más limitado, especialmente en sistemas de múltiples administradores. Minimizar la personalización puede ser beneficioso para reducir los gastos de ERP y retrasos en la implementación, pero también puede afectar su ventaja competitiva si no se tiene en cuenta la funcionalidad única.

Integración: en cierto nivel, la mayoría de los sistemas de software ERP tradicionales y en la nube ofrecen integración debido a las crecientes necesidades de transferencia de datos entre aplicaciones. Los sistemas ERP en la nube tienden a usar APIs que son herramientas para ayudar a facilitar la integración.

Si se utilizan protocolos estándar o ecosistemas empresariales similares, los costos podrían ser más bajos en comparación con el desarrollo de software de integración ad-hoc.Dicho esto, la nube no siempre significa ahorros.

Actualizaciones: el software Cloud ERP generalmente recibe actualizaciones más frecuentes que los sistemas tradicionales.

En algunos casos, las actualizaciones ocurren con frecuencia mensual o incluso semanal. Esto puede conllevar el beneficio de cumplir con las regulaciones cambiantes. Cuando se implementan, los sistemas ERP en la nube pueden brindar escalabilidad a las empresas con alto crecimiento y rápida expansión.

Si bien es beneficioso para cualquier ERP para mantener el ritmo, las actualizaciones repetidas no están sin sus inconvenientes, especialmente para los sistemas con mayores grados de personalización.

Acceso móvil: cada vez es más habitual ver productos ERP tradicionales que ofrecen a los usuarios acceso móvil que pueden ayudar con aprobaciones, notificaciones y visibilidad operativa a distancia.

A veces puede haber complicaciones adicionales para el software ERP local si se requiere que un cliente externo actúe como el enlace entre los dispositivos móviles y el sistema ERP. Muchos sistemas ERP en la nube, debido a su naturaleza basada en la Web, son nativamente móviles y vienen con aplicaciones móviles estándar.

Seguridad y confiabilidad: al factorizar datos críticos como finanzas corporativas, detalles de empleados, información de cuentas de clientes y secretos comerciales, no es de extrañar que la seguridad siga siendo un requisito esencial al considerar el software ERP. En el pasado, el ERP en la nube a menudo tenía la percepción de ser ampliamente susceptible a hackeos, intrusiones y explotación, especialmente si se compara con sus contrapartes locales tradicionales.

Para dar más tranquilidad, muchos proveedores de ERP en la nube están promocionando el cifrado y el uso de salvaguardas adicionales construidas en plataformas como Amazon Web Services, que tienen protocolos de seguridad mejorados.

Otra preocupación común con cualquier ERP es la imposibilidad de operar debido al mal funcionamiento del software, hardware y la infraestructura. La interrupción operativa puede traducirse en grandes pérdidas. Se debe pensar más en la necesidad de acceso a Internet de un producto ERP en la nube, especialmente para empresas con ubicaciones remotas o áreas con conectividad de red menos confiable.

Igualmente importante es la fiabilidad del rendimiento general del proveedor de ERP en la nube que puede tener múltiples redundancias y protocolos de recuperación ante desastres para proteger los datos.

Pago: El software ERP local generalmente tiene un precio con una licencia perpetua única y tarifas de soporte continuas, algunas de las cuales pueden ser negociables. Los sistemas de ERP en la nube adoptan modelos de precios basados en suscripciones que, por lo general, son mensuales o anuales.

Los proveedores de SaaS pueden fijar el precio de sus aplicaciones según una variedad de factores de uso múltiples, como la cantidad de usuarios, las transacciones, la cantidad de datos u otras unidades de medida.

Costos generales: un sistema ERP tendrá costos asociados sin importar cómo se hospede. Sin embargo, la nube o el software SaaS ERP tienen situaciones de coste únicas como los costos de implementación, los costos iniciales y los costos continuos que uno no necesariamente encontraría con un sistema local.

Podría decirse que los sistemas ERP en la nube pueden tener tiempos de implementación relativamente más cortos, pero nuevamente esto puede variar dependiendo de múltiples factores como la personalización, el número de usuarios finales y la arquitectura de TI, por nombrar algunos. Tiempos de implementación más cortos pueden equivaler a una reducción en el gasto en gastos del proyecto, incluidos, entre otros, los servicios profesionales y el personal de reabastecimiento.

Por lo general, hay una mayor inversión inicial con el software ERP local tradicional. Cloud ERP aprovecha las economías de escala y la menor necesidad de infraestructura de los clientes para implementar rápidamente sus productos y servicios, lo que a su vez permite precios atractivos.

Algunas organizaciones que seleccionan ERP en la nube pueden generar ahorros con una menor necesidad de actualizar el hardware y la infraestructura. También podría haber ahorros mediante la transición de las funciones de soporte de TI que pueden ser administradas por el proveedor de ERP en la nube.

Dicho esto, la nube no siempre significa ahorros. Dependiendo de consideraciones tales como la estructura de precios y la duración de la suscripción del servicio, la inversión global de los productos en la nube puede eventualmente incurrir en costos similares o incluso mayores a largo plazo.

Al decidir sobre un sistema ERP, hay una variedad de aspectos a considerar. Si bien los sistemas en la nube / SaaS y en las instalaciones locales pueden ofrecer sus propias ventajas comerciales, realmente no existe un tamaño único para todos los ERP. Las organizaciones deben consultar los recursos y las ideas que pueden ayudarlos a realizar una selección óptima al invertir en un sistema ERP.