La mayoría de las empresas que buscan implementar un ERP administrativo invierten mucho tiempo en definir el costo proyectado de las implementaciones, las capacidades funcionales del sistema ERP seleccionado y los beneficios futuros que traerá el sistema con una implementación exitosa. Sin embargo, es necesario conocer más a fondo cómo implementar un ERP administrativo. 

Los crecientes avances tecnológicos exigen a empresas grandes y pequeñas organizar mejor sus procesos comerciales, mantener a sus clientes satisfechos y mejorar sus habilidades para generar ganancias.

Es por eso que la implementación de un ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) se ha convertido en una de las inversiones más importantes para toda empresa, ya que puede acelerar las entregas de servicio al cliente, mantener los datos organizados y mantener el crecimiento sistematizado.

Si estás buscando algunas estrategias prácticas procesables para la implementación de ERP, aquí hablaremos de las fases y los pasos a seguir para lograrlo. 

Fases de implementación de un ERP

La implementación de un ERP se puede dividir en seis fases, cada una con objetivos específicos. Veámoslas a continuación:

Descubrimiento y Planificación

Esta fase implica investigar y seleccionar el sistema. También es el momento propicio para configurar un equipo de proyecto y definir los requisitos detallados del sistema.

En ese orden, el equipo puede seleccionar y adquirir un sistema ERP durante esta fase, a medida que la organización desarrolla una idea clara de sus requisitos.

Diseño

Consiste en definir los requisitos detallados junto con la comprensión de los flujos de trabajo actuales, con el fin de desarrollar un diseño que cumpla con las necesidades para el nuevo ERP.

En otras palabras, es la personalización del software ERP y los cambios en el flujo de trabajo, bajo análisis.

Desarrollo

Con el diseño claro, el desarrollo puede comenzar y se trata de la configuración y personalización del software para admitir los procesos rediseñados.

También puede incluir la integración con otras aplicaciones comerciales existentes de la organización que no serán reemplazadas por el sistema ERP. Durante esta fase, también es pertinente que el equipo desarrolle materiales de capacitación para ayudar a los usuarios a adaptarse al nuevo sistema.

Pruebas 

Mientras todavía se está en la fase de desarrollo, se debe comenzar con la fase de pruebas. Esta consiste en probar el módulo ERP en cada uno de los desarrollos a medida que están listos. 

La buena noticia es que la mayoría de los proveedores pueden proporcionar herramientas previas y posteriores a la implementación para comenzar la capacitación de los usuarios. No obstante, aún sin soporte del proveedor la organización debe utilizar los materiales de capacitación creados en la fase de desarrollo.

Despliegue

Es el día más esperado, cuando el sistema administrativo entra en funcionamiento.

Para esta fase, la organización debe estar preparada para posibles problemas, mientras que el equipo del proyecto debe estar disponible para responder preguntas, ayudar a los usuarios a comprender el sistema e intentar solucionar errores.

Soporte y actualizaciones

Se trata de nutrir la implementación del sistema administrativo ERP para mantener contentos a los usuarios y mantenerse en el camino de los beneficios para la organización.

Durante esta fase, es posible que todavía sea necesaria la intervención del equipo del proyecto, pero esta vez su participación está enfocada a aplicar mejoras y hacer ajustes al sistema.

Pasos para implementar un ERP

A continuación un modelo estándar de implementación de un ERP de 12 pasos, que permite garantizar que tu tiempo y recursos se inviertan con éxito.

Definir el alcance de la implementación y los objetivos finales

Este paso a su vez se divide en otros sub pasos tales como:

• Definir el alcance de la implementación.
• Definir el alcance del proyecto. 
• Redactar el alcance del proyecto. 
• Anticiparse a los riesgos. 
• Conformar un equipo y definir los roles.

Seleccionar un sistema ERP

Debes seleccionar entre los principales tipos de modelos ERP, que son: Propios sistemas ERP personalizados, Soluciones ERP específicas de la industria basadas en la nube y Soluciones ERP personalizadas basadas en la nube.

Crear el plan del Proyecto

El plan del proyecto permite definir el presupuesto, los tiempos y las eventualidades.

Este plan debe incluir: metas previamente definidas, objetivos con tareas definidas, plazos realistas bien estructurados, procedimientos de entrenamiento, responsabilidades de los miembros del equipo individualmente y una lista de tareas pendientes para cada miembro del equipo.

Otros elementos que incluye este plan son estudios de casos para socios de desarrollo, lista de verificación para funcionalidades puntuales, que lo ayudarán a realizar pruebas funcionales, estudios de casos de resultados finales para la prueba final.

Definir fases de Implementación

Para esto se puede implementar el modelo que hemos compartido en un principio de seis fases.

Hacer un cronograma urgente pero factible

Consiste en mantener horarios flexibles que permitan hacer ajustes, tener acceso al estado en tiempo real o al progreso con respecto a las fechas de entrega, dividir en listas de tareas y mantener toda la información con tanto detalle como sea posible.

Hacer un Plan de Comunicación

Se trata de organizar y planificar reuniones y mantener a todo el equipo actualizado con detalles.

Organizar aprobaciones intermedias

Programar un rango de aprobaciones inmediatas en el plan de proyecto, incluyendo a las personas clave del departamento para aprobaciones o solicitudes de cambio.

Planificar sus pruebas

Enfocarse en planificar una de las fases más determinantes de la implementación, las pruebas. El sistema administrativo debe pasar varios tipos de pruebas: 

• Prueba táctica. 
• Prueba funcional.
• Y prueba de aceptación del usuario.

Migrar datos comerciales

Consiste en transferir tus datos comerciales actuales al ERP, estos datos pueden ser de clientes, proveedores, empleados, productos, historial de cuentas y más. 

Prepárate para el cambio

Se debe eliminar la información obsoleta antes de cargarla al nuevo software para evitar problemas. Asimismo, se pueden agregar nuevos datos que la implementación pueda requerir antes de cargar la hoja de cálculo al ERP.

Este también es el paso en el que debe haber un especial enfoque en la formación del equipo para relacionarse con el ERP y en la resolución de dudas.

Planificar el período de puesta en marcha

Consiste en planificar al detalle lo que sucederá los primeros días de la implementación. Para esto, también se debe preparar una lista de verificación final que compruebe que el sistema está funcionando como se esperaba.

Soporte y Mantenimiento

Aun cuando la implementación sea exitosa, el proceso no ha terminado. Para el paso final debes consultar con tu socio de desarrollo sobre las instalaciones de soporte para garantizar el retorno de la inversión en el negocio a partir del cambio.