La gestión de inventario no es solo para minoristas. En general, los sistemas de gestión de inventarios se usan ampliamente en una variedad de industrias, desde la fabricación hasta servicios públicos, salud, educación, gobierno y más.

Simplifican y centralizan el proceso de flujo y mantenimiento de inventario. Aquí te explicamos qué son y cuáles son los beneficios para el manejo de inventarios.

Definición

Un sistema de gestión de inventario es la combinación de tecnología (hardware y software). Incluye procesos y procedimientos que supervisan el monitoreo y mantenimiento de los productos almacenados, ya sea que estos sean activos de la compañía, materias primas y suministros, o productos terminados listos para ser enviados a los proveedores o consumidores finales.

En otras palabras, es un sistema que sirve para identificar cada artículo del inventario y su información asociada.

Estos sistemas incluyen herramientas de hardware para leer etiquetas de códigos de barras, como escáneres de códigos de barras de mano o teléfonos inteligentes con aplicaciones de escaneo de códigos de barras. Y por otro lado, el software funciona a partir de una base de datos central y un punto de referencia para todo el inventario.

Beneficios y retos

Los sistemas de administración de inventario son fundamentales para mantener un control de los niveles de stock actuales y comprender qué elementos se mueven rápidamente y qué elementos son más lentos.

Esto permite a las organizaciones determinar cuándo es el momento de reordenar con mayor precisión. En general, estos son algunos de los beneficios que el manejo de inventario ofrece a las empresas de todos los tamaños.

• Flujo de caja mejorado
• Mejores capacidades de informes y previsiones
• Reducción en costos de almacenamiento (gastos generales)
• Costes laborales reducidos
• Reducción en stock muerto
• Mejor organización
• Transparencia mejorada
• Relaciones mejoradas entre proveedores, proveedores y socios

Retos

Por otra parte, los sistemas de manejo de inventario pueden tener un efecto dramático en la productividad y la eficiencia cuando no se implementan correctamente. Al no seguir las mejores prácticas o confiar en métodos obsoletos, como la documentación manual y los diseños y procesos de almacenamiento inconsistentes, vienen grandes retos para la efectividad de estos sistemas.

Y cuando se usa un buen sistema de administración de inventario se reducen errores costosos como:

• Disponer de un stock demasiado lento en inventario, que ocupa un valioso espacio de almacenamiento y consumiendo los resultados de la empresa.
• Agotarse las existencias de un artículo de inventario esencial de manera inesperada, lo que puede retrasar la cadena de suministro por la cantidad de pedidos pendientes.
• Registros inexactos (números de pieza incorrectos, conteos de inventario incorrectos) que son consecuencia de errores de la documentación manual.
• Horas de trabajo humano desperdiciadas en búsqueda de productos almacenados en ubicaciones incorrectas. El almacenamiento de inventario que no está optimizado para la eficiencia (debido a la mala distribución del almacén o de la sala de existencias) también puede aumentar el tiempo de recolección de existencias. Y con todo esto, la mano de obra también es mucho más costosa.

Mejores prácticas

Según Cleary Inventory, estos son algunos de los elementos básicos que no pueden faltar en un buen sistema de manejo de inventario.

• Nombres de ubicación.
• Etiquetas de ubicación de fácil lectura.
• Números únicos de identificación del artículo.
• Unidades de medida.
• Un recuento inicial.
• Una solución de software que efectivamente monitorea y rastrea la actividad.
• Políticas y procesos claros en toda la empresa.
• Personas que saben apoyar estas políticas y procesos.

Aplicaciones Open Source

Existe una variedad de alternativas de código abierto para el manejo de inventario en empresas disponible. Compartimos algunos buenos modelos a continuación.

inFlow

Es un software de gestión de inventario de código abierto adecuado para pequeñas y medianas empresas.

Proporciona copias de seguridad de datos automáticas e incluye herramientas que están diseñadas para ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento de los procesos de ventas, desde hacer pedidos hasta recibir pagos.

Delivrd

Es una solución en la nube completamente gratis. Administra el proceso de cumplimiento de pedidos en comercios electrónicos. Reemplaza las hojas de cálculo de Excel y funciona en plataformas como Shopify, eBay y WooCommerce.

Apache OFBiz

Se trata de un potente software de fabricación y gestión de almacenes capaz de gestionar la cadena de suministro, el  cumplimiento y los pedidos.

Incluye un conjunto de herramientas para usos comerciales, así que es una ventanilla única para la gestión empresarial.

InvenTree

Es una buena herramienta para manejo y seguimiento de inventario, con base de datos Python / Django. Su panel de control está basado en web y es totalmente personalizable.

No es un software útil para la gestión de stock, pero es muy útil para quien sabe de códigos.

Odoo

Viene en tres paquetes: aplicaciones, alojamiento en la nube y actividades de facturación.

Es una aplicación muy completa para la planificación de recursos, y en especial se destaca por la gestión de compras, comercio electrónico y actividades de punto de venta.

OpenBoxes

Funciona para gestionar la cadena de suministro de código abierto que permite a los usuarios rastrear, registrar, almacenar y enviar productos desde la compra hasta el cumplimiento del pedido.

Originalmente fue diseñado para el sector salud y es completamente gratuito.

Openbravo

Es una poderosa herramienta de inventario que le permite administrar proveedores y rastrear ubicaciones de stock.

Es ideal para empresas en crecimiento, está disponible en la nube y se puede acceder desde dispositivos móviles.

OpenLMIS

Es una herramienta de administración de la cadena de suministro con capacidades de administración de stock sólidas. Originalmente diseñada para el sector salud, esta herramienta fue pensada para los países con bajos recursos que luchan por administrar los suministros médicos y su ciclo de vida.

PartKeepr

Es un software gratuito, muy útil para gestionar el flujo de componentes electrónicos. Es fácil de instalar y usar con su base de datos, además permite hacer un seguimiento de su historial de stock global.

SmartStock360

Es una herramienta de administración de inventario que permite visualizar el inventario en tiempo real, las ventas, las ubicaciones físicas y más.

Ofrece actualizaciones automáticas de inventario después del envío, la actividad de recepción y facturación, alertas de bajo stock, reposición de existencias y más en plataformas de comercio electrónico como Magento y Shopify.