Un impuesto es un cargo financiero obligatorio o algún otro tipo de gravamen impuesto a un contribuyente por una organización gubernamental para financiar diversos gastos públicos.

Gestión fiscal por su parte, significa la gestión de las finanzas con el fin de pagar impuestos. Esta gestión de impuestos se ocupa de la presentación de declaraciones a tiempo, la auditoría de las cuentas, la deducción de impuestos en la fuente, etc. La gestión de impuestos es importante porque ayuda a evitar el pago de intereses, multas y enjuiciamientos. Ahondaremos en el tema a continuación.

Elementos

Los elementos de la gestión fiscal son:

• Presentación de declaración.
• Auditoría.
• Deducción de fuente.

Características de un sistema SAT

General

Al implementar procesos para la recopilación de los tipos de datos mencionados anteriormente, se recomienda que se construyan en torno a la estructura legal y organizativa del grupo y las personas que serán responsables de administrar la información y realizar las tareas relacionadas.

Por lo tanto, algunas características básicas que deben integrarse en una solución de sistema son:

Datos generales y administración

• La solución debe asegurar la disponibilidad de los datos necesarios de la entidad, incluida la estructura legal y operativa, e incluir cambios históricos.

• Debes recopilar y almacenar los datos necesarios.
• Debes ayudar a asignar roles y responsabilidades para diferentes áreas tributarias (y otras funciones)

Principales áreas fiscales

• Debes respaldar diferentes procesos dentro de diferentes áreas tributarias de interés.
• Debes apoyar la recopilación de datos y documentos relacionados con estos procesos.
• Debes proporcionar un medio para analizar los datos y crear los informes fiscales necesarios.

Plataforma flexible

La plataforma debe ser flexible para soportar los requisitos y procesos actuales y futuros y para dar a la función fiscal el control de tus datos.

Administración y datos generales

Datos de la entidad y estructura de propiedad legal

Lo primero que se debe considerar es cómo implementar un proceso para administrar los datos y la documentación sobre las entidades legales y la estructura de propiedad. La responsabilidad de dicho proceso podría recaer en un departamento o ser una responsabilidad compartida.

Puede ser el departamento legal, el secretario de la empresa o el departamento de contabilidad del grupo, y en algunos casos la función Fiscal puede tener o compartir esta responsabilidad. Es importante definir claramente quién es el responsable de mantener estos datos desde el principio.

Muchos grupos tienen un número significativo de entidades dentro de su entidad legal y estructura de propiedad. Estas entidades generan una gran cantidad de datos (y documentos de respaldo) que es importante administrar, como números de empresa, números de impuestos e IVA, historial de nombres y, lo que es más importante, actualizar los cambios en la estructura legal de propiedad.

En un grupo, muchas funciones y personas dentro de las funciones requieren acceso a los mismos datos para completar las diversas tareas de las que son responsables. Trabajar con una plataforma en la que todos puedan compartir la misma base de datos sobre las entidades ahorra tiempo y proporciona una fuente de información precisa, coherente y actualizada.

A menudo, la estructura corporativa que se encuentra en el sistema de contabilidad se basa en la estructura operativa o de la línea de negocios y no refleja la entidad legal / estructura de propiedad, que se requiere para la mayoría de los procesos dentro del dominio de impuestos. Una solución de sistema que crea un puente entre la entidad legal y la estructura operativa puede, por lo tanto, proporcionar una herramienta útil, permitiendo que los datos se recopilen y analicen en una entidad legal. 

Además, es posible que los datos necesarios sobre los establecimientos permanentes a menudo no se encuentren en un sistema de contabilidad y, por lo tanto, requieren un proceso separado para mantenerlos precisos y actualizados.

Cuando tienes un proceso establecido para recopilar y mantener datos sobre entidades, es posible realizar un seguimiento de los datos a lo largo del tiempo, ya que el proceso creará un historial en todos los puntos de datos. 

El historial de construcción permitirá el acceso a datos históricos sobre la estructura del grupo para cualquier período o en cualquier momento. Las preguntas de las autoridades a menudo se refieren a datos de hace varios años y, por lo tanto, una solución que proporcione un acceso eficiente a los datos históricos ahorrará tiempo y garantizará que los datos sean precisos y que las consultas se manejen de forma rápida y eficaz.

Recopilación de la información requerida

Como se mencionó anteriormente, es probable que los datos requeridos se encuentren en muchos lugares diferentes. Es importante recopilarlo de la persona responsable de su mantenimiento, mientras se asegura que la persona adecuada siga siendo responsable de su mantenimiento y precisión. Al mismo tiempo, la estructura de reunión debe ser lo más eficiente posible y configurada de tal manera que se evite la duplicación.

Es posible que algunos datos ya estén almacenados o se puedan recopilar a nivel de grupo y es posible que algunos deban complementarse con datos de una fuente local. La solución debe admitir una combinación de recopilación y fusión de datos de diferentes fuentes. Por tanto, debería ser capaz de lo siguiente:

1. Recolección mediante integración con otros sistemas
2. Recopilación mediante importación de datos, por ejemplo, desde Excel
3. Recolección mediante entrada manual
4. Una combinación de los puntos 1-3
5. Roles y responsabilidades - Usuarios y reporteros

Una solución de sistema no solo debe permitir la gestión de datos, también debe facilitar el compromiso con las personas que son responsables de ellos y las diferentes tareas y muchos procesos que les gustaría que el sistema respaldara.

Una función Tributaria normalmente está formada por una o más personas que trabajan a tiempo completo con Tributarios en diferentes áreas, tanto en términos de materia como en áreas geográficas. Al mismo tiempo, muchas tareas relacionadas con los impuestos a menudo se realizan fuera de la función de impuestos, como en una función de grupo o operativa, a nivel de división, país o empresa. 

Asimismo, los datos a los que la función de impuestos necesita acceder se encuentran a menudo a nivel local. Esto significa que una plataforma que soporta diferentes procesos debe ser completamente flexible cuando se trata de asignar roles y responsabilidades para diferentes tareas, independientemente de dónde pertenezcan organizativamente.