La mayoría de los profesionales usan sus teléfonos inteligentes para comunicarse de muchas maneras, como llamadas de voz basadas en operadores, mensajes de texto, mensajes instantáneos como Telegram, canales de comunicación dedicados, como Slack, y múltiples cuentas de correo electrónico, incluido el que solo se revisa una vez por semana. 

El problema es que con tantas plataformas dispares y cuentas potencialmente múltiples en cada una, toda esta comunicación se fragmenta significativamente.

Para esto, una solución puede ser UCaaS, que significa comunicaciones unificadas como servicio, que integra esta comunicación a través de un modelo de nube, así como también integrando con aplicaciones de software basadas en la nube. De esto te hablamos a continuación. 

Qué es UCaaS

UCaaS es una variante del modelo "As a Service" de computación en la nube, más conocido como SaaS. UCaaS a través de la nube simplifica la implementación, ya que no se necesita un gran equipo interno de TI, ya que el soporte está en el backend por una tarifa de servicio mensual para el proveedor.

UCaaS ofrece la oportunidad de integrar múltiples métodos de comunicación a través de un único proveedor en la nube, que incluye mensajería empresarial, comunicación telefónica y videoconferencia, lo que facilita la comunicación del equipo.

Esto se puede integrar en los servicios del centro de llamadas, como enrutamiento de llamadas y centros de llamadas, con funcionalidad adicional cuando se combina con el software de gestión de contactos.

UCaaS en el lugar de trabajo

UCaaS esencialmente ofrece todos los beneficios de las Comunicaciones Unificadas, pero en un entorno alojado. Debido a que UCaaS se entrega a través de la nube, la mayoría de las empresas pueden acceder a niveles más altos de escalabilidad, flexibilidad y disponibilidad.

Algunas organizaciones (particularmente las más pequeñas) recurren a UCaaS para evitar algunos de los gastos operativos y de capital que conlleva la implementación de un servicio estándar de UC.

Muchas compañías más pequeñas carecen de los recursos y el personal necesarios para apoyar la UC local. Otras empresas implementan UCaaS para optimizar su servicio de UC y acceder a las últimas innovaciones cuando suceden.

El mayor atractivo de UCaaS es su capacidad para hacer la transición de las empresas a la nube. Aunque las comunicaciones basadas en la nube no son adecuadas para todas las empresas, la flexibilidad y la escalabilidad del entorno de la nube pueden permitir una mayor funcionalidad, flexibilidad y transformación dentro de una organización.

UCaaS también se está volviendo cada vez más popular gracias a su capacidad para permitir la integración con las plataformas comerciales que las empresas usan todos los días, como los sistemas ERP, CRM y servicios de gestión de llamadas.

Diferencias con VoIP

VoIP es un acrónimo de Voz sobre Protocolo de Internet, que también puede denominarse "Telefonía IP", "Teléfonos IP" o "Teléfonos de Internet". UCaaS significa Unified-Communications-as-a-Service, también conocido como Unified Cloud Communications.

Es un enfoque para unificar las herramientas de comunicación empresarial en una única plataforma optimizada, que reúne servicios como VoIP, videoconferencia, herramientas de colaboración, intercambio de archivos, mensajería instantánea y más.

Pero, si estás buscando una respuesta clara y simple sobre una comparación entre VoIP vs. UCaaS te sentirás algo decepcionado. Muchas organizaciones tienen casos de uso claros para unificar sus comunicaciones comerciales en la nube y obtendrán los mayores beneficios al elegir UCaaS. Sin embargo, algunas otras organizaciones tienen necesidades que VoIP satisface mejor. Pero veamos algunas diferencias que pueden quizás ayudarte a definir cuál es la que se adapta mejor a ti. 

¿Qué es VoIP?

VoIP es una alternativa al servicio telefónico tradicional entregado por un proveedor de comunicaciones telefónicas tradicionales a través del cableado. En 2011, fue declarada la tecnología  de más rápido crecimiento de la última década, 2000-2010, superando a los motores de búsqueda, las compras en línea y las citas por Internet. 

Como una ruta común bien establecida para que las organizaciones desbloqueen ahorros de costos en comunicaciones de voz comerciales, VoIP no es una tecnología nueva y no se considera una forma de alto riesgo para administrar tus llamadas comerciales.

La gran mayoría de las empresas que cambian a VoIP desde teléfonos tradicionales desbloquean ahorros masivos de costos, una administración de centro de contacto más simple y más funciones.

¿Cómo funciona VoIP de clase empresarial?

VoIP se implementa en el sitio utilizando un adaptador especial que se conecta a tu proveedor de servicios de Internet, en lugar de utilizar cables telefónicos instalados por una compañía telefónica.

Las llamadas de VoIP se pueden realizar en el sitio utilizando teléfonos o softphones compatibles con Internet, y generalmente incluyen funciones avanzadas y movilidad incorporada. Estos servicios pueden administrarse internamente (localmente) o entregarse como servicios telefónicos basados ​​en la nube a través de un acuerdo con un proveedor de VoIP alojado.

La mayoría de los proveedores de VoIP de clase empresarial ofrecen automáticamente funciones de llamada que incluyen llamada en espera, identificador de llamadas, reenvío de llamadas, llamadas entre tres, correo de voz y bloqueo de llamadas. 

Casos de uso y beneficios de VoIP versus alternativas

VoIP no es realmente una alternativa a UCaaS, porque los servicios de UCaaS incluyen llamadas VoIP.

VoIP es la opción correcta para algunas organizaciones, especialmente las empresas que comparan los beneficios de VoIP frente a las opciones de servicios telefónicos tradicionales, como las redes telefónicas conmutadas públicamente. Para las organizaciones que necesitan llamadas telefónicas más simples y económicas, VoIP es una opción valiosa para:

• Ahorro significativo de costos mensuales, especialmente en llamadas entre oficinas, llamadas de larga distancia e internacionales
• Administración de líneas telefónicas más simple, incluida la capacidad instantánea de agregar y eliminar líneas telefónicas
• Rentable, gestión de centro de contacto más fácil
• Acceder a funciones adicionales como la distribución automática de llamadas, el reconocimiento interactivo de voz y la gestión remota de líneas telefónicas.
• Movilidad, que incluye aplicaciones móviles convenientes que permiten el acceso móvil a llamadas de negocios y correos de voz
• Tener el potencial para escalar de VoIP a UCaaS con un proveedor que ofrece ambas opciones
• Tener el potencial de agrupar datos y servicios telefónicos a través del mismo proveedor, ahorrando costos y logrando una solución de problemas más simple.

Comparación con UCaaS

Las herramientas exactas que comprenden UCaaS pueden variar entre organizaciones. Sin embargo, UCaaS se define por dos cosas:

As-a-Service: las aplicaciones de Comunicaciones Unificadas son alojadas y entregadas "como un servicio" por un proveedor de herramientas de comunicación en la nube.

Experiencia del usuario: la unificación de las herramientas de comunicaciones da como resultado una experiencia de usuario optimizada que proporciona una única interfaz de usuario y una experiencia coherente en todos los dispositivos, incluido el envío y la recepción de mensajes en múltiples formas (voz, texto, mensaje instantáneo, correo electrónico) a través de una sola aplicación de usuario en múltiples plataformas: computadora, tableta o dispositivo móvil.

Casos de uso y beneficios de UCaaS versus alternativas

Las organizaciones que intentan decidir entre UCaaS y una implementación alojada solo de VoIP pueden preferir UCaaS si sus necesidades incluyen:

• Reducir el costo total de propiedad (TCO) en todas las herramientas de comunicaciones y comunicaciones en la nube
• Integrar funciones de video, incluyendo videoconferencia, conferencia web y uso compartido de pantalla
• Comunicación y gestión más sencillas en múltiples sitios o ubicaciones.
• Desarrollar procesos sólidos de continuidad del negocio y gestión de desastres, incluida la transmisión a través de teléfonos de voz, mensajes instantáneos, texto y correo electrónico. 
• Aumentar la productividad y disminuya los errores integrando datos en todas las aplicaciones, incluidas Salesforce, Office 365, Twitter y más.
• Mejorar la experiencia del cliente unificando canales, incluidos chat, correo electrónico y teléfonos.
• Apoyar la movilidad o moverse a una cultura de traer tu propio dispositivo (BYOD) con aplicaciones de comunicación para empleados simples y seguros.