Si aún tienes dudas sobre lo que significa contar con una Intranet en tu empresa, es importante que leas esto hasta el final, pues en este post te hablaremos de los qué es una Intranet y los diferentes usos que puedes darle en tu negocio, así como las implicaciones que tiene con todo tu personal y equipo de trabajo. 

Qué es una intranet

Una intranet es una red informática privada que opera dentro de una empresa por ejemplo. En lugar de que todos tengan acceso, es decir, es privado. Piensa en una intranet como un espacio de trabajo digital, donde tú y sus colegas pueden reunirse, intercambiar ideas, documentos y colaborar en proyectos.

La implementación de una intranet une a tu empresa de una manera eficiente y organizada, sin importar dónde se encuentre su fuerza laboral. Los empleados pueden compartir pensamientos entre departamentos, los gerentes y líderes pueden dispersar información importante, y toda la tecnología utilizada por una empresa se puede encontrar en un solo lugar, todo dentro de una red segura.

Las intranets proporcionan una variedad de servicios dentro de la red. Los elementos básicos de la intranet de una empresa deben incluir funciones de correo electrónico, chat, publicación, formularios electrónicos, directorios y gráficos.

Elementos de una intranet

Existen 6 elementos considerados como partes cruciales para la adopción de tu intranet:

Que entregue contenido relevante

Un equipo de intranet debe monitorear su contenido y pensar en lo que están enviando en su intranet. El contenido debe ser preciso y relevante para que inspire respuesta.

Ser un instrumento de comunicación clave

Implementar una intranet que sea fácil de usar, organizada por grupos o importancia, y permita un diálogo de ida y vuelta para impulsar el proceso de adopción.

Integrar con aplicaciones existentes

Adoptar una intranet que sea compatible con las aplicaciones que ya utiliza su empresa permite una transición fluida.

Que habilite la colaboración y la socialización

La implementación de redes sociales en tu intranet cultivará un sentido de comunidad, facilitará el proceso de adopción de la intranet y reunirá a los empleados en un amplio espectro.

Apoyar la cultura de la empresa

Mediante el uso de la intranet, las empresas pueden reforzar su cultura y el mensaje general que quieren que reciban sus empleados.

Que sea interactiva

La intranet empresarial más popular se posiciona como un instrumento empresarial central para automatizar tareas y procesos clave. También ayudará a simplificar y automatizar los procesos internos y las prácticas laborales.

Uso en negocios

Hay varias razones por las que una empresa podría querer implementar un sistema de intranet: mejorar las comunicaciones, el trabajo en equipo, la organización, los flujos de trabajo, la eficiencia.

Muy a menudo, querer aprovechar una intranet podría deberse a una razón en particular, como impulsar la colaboración entre colegas y equipos, pero las empresas pronto se dan cuenta de que se puede usar para mucho más. ¿Cómo para que cosas más? Veamos.

Las intranets se utilizan para mejorar la comunicación

Pregúntale a cualquiera, has una búsqueda en Google, busca en una revista especializada y la razón principal para obtener una intranet siempre será mejorar las comunicaciones internas. Al integrar video, voz, mensajería instantánea, correo electrónico y redes sociales, una intranet ciertamente hará que los colegas se comuniquen mejor entre sí. 

Además, los sistemas de administración de contenido y las aplicaciones de publicación fáciles de usar significan que las actualizaciones y las noticias se pueden compartir más fácil y rápidamente.

Las intranets se utilizan para controlar mejor los documentos

Además, Con más personas trabajando en los mismos documentos, podría haber confusión en cuanto a cuál es la última versión, quién la escribió o editó, o incluso dónde está. La mayoría de las intranets proporcionan a los usuarios acceso al almacenamiento de documentos y aplicaciones de control de versiones de forma estándar. 

Las soluciones más efectivas las integran a la perfección con otras herramientas colaborativas para ayudar a los empleados a saber exactamente en qué etapa de redacción del documento se encuentra, quién ha estado trabajando en él o necesita hacerlo, así como dónde está el documento en términos de aprobación. Esto permite la producción eficaz y eficiente de una versión final precisa y de alto nivel.

Las intranets se utilizan para la formación y el intercambio de información

Las empresas se desempeñan mejor cuando todos saben cómo hacer mejor las tareas que se les asignan. La mejora de las comunicaciones y el control de los documentos significan que las mejores prácticas y la formación se pueden compartir de forma más eficaz con quienes necesitan conocerla, a través de documentos escritos o incluso archivos de audio o vídeo.

Las actualizaciones y noticias importantes se pueden difundir más fácil y rápidamente a los colegas a través de un sistema de administración de contenido y herramientas de publicación fáciles de usar de una intranet de calidad.

Las intranets se utilizan para cimentar la identidad de marca

Una  intranet de calidad  ofrecerá una apariencia personalizada que es única para la empresa que la compra.

Idealmente, cuando un usuario inicia sesión en la página de inicio de la intranet, tendrá un diseño que refuerce la identidad de la marca y esté escrito según las pautas de estilo de la organización. Esto actuará como un recordatorio continuo para los empleados sobre el espíritu, el lenguaje y la calidad con los que deben trabajar o para lograrlos.

Cómo implementar una intranet

Estas son las medidas que tu empresa debe tomar para asegurarse de que está listo para implementar una nueva intranet.

Primero el presupuesto

Después de sopesar tus objetivos para un sistema de intranet, debes tener una buena idea de qué tipo de funciones desea tu empresa. Investiga los precios de diferentes proveedores que hacen intranets personalizadas para tener una buena idea de qué tipo de presupuesto se requiere para esta adopción de intranet.

Conoce quiénes son tus empleados

¿Tu empresa encaja en el perfil de aquellos que ha visto con adopciones exitosas de intranet? Debes conocer los datos demográficos de tus empleados, porque si tus empleados no aceptan su intranet, no importa qué tan avanzada sea, fallará.

Averigua con qué luchan los empleados y dónde prevés que ocurrirán en el proceso de adopción de la intranet.

Evalúa sus opciones de personal

¿Tienes personas a bordo que sabe que podrían ayudar en la implementación de esta intranet, o necesitarás encontrar un nuevo equipo para liderar este proyecto? Decide si tu empresa tiene miembros del personal que podrían asumir la implementación de la intranet y llevarla a cabo para garantizar una adopción exitosa del sistema.

Has que las personas participen. Prepara a las personas para el cambio y has que se sientan entusiasmadas por participar en el proceso. Empieza a hacer correr la voz de que esta es una posibilidad y ve qué tipo de comentarios recibes. A partir de esa retroalimentación, puedes responder a cualquier temor o duda que los empleados puedan tener en el proceso de adopción de la intranet.

Determina los KPI de tu intranet

Incluso antes de decidirse por la implementación de una intranet, debes comenzar a analizar el rendimiento actual de tu intranet e identificar áreas de mejora para poder trazar tu éxito cuando se adopte la intranet.