Uno de los primeros pasos en tu viaje de automatización de procesos robóticos (RPA) incluye la selección del mejor proceso o procesos comerciales para automatizar con RPA en la fase de prueba de concepto. De esos procesos te hablaremos a continuación. 

A continuación, describimos 8 de los procesos administrativos más comunes que son adecuados para RPA

Procesamiento de facturas

Las organizaciones de todos los tamaños e industrias se ocupan de enviar y recibir facturas, y es una operación crítica para la mayoría de los departamentos de finanzas, ya que se relaciona con la funcionalidad general de las empresas.

RPA se puede configurar para procesar automáticamente las facturas al recibirlas, ya sea que lleguen electrónicamente o en formatos de papel (usando OCR).

Los robots de software pueden automatizar la entrada de datos, la reconciliación de errores e incluso procesar ciertas decisiones necesarias durante el procesamiento de la factura, lo que minimiza la necesidad de intervención humana. 

Pedidos de ventas

Las operaciones de ventas son una parte crucial de cualquier negocio, incluye tareas como entradas de datos a sistemas CRM, actualizaciones de contabilidad ERP, etc.

Ante esto, robots de software podrían realizar perfectamente las actividades operativas de ventas de principio a fin, automatizando tareas como la entrada de pedidos de ventas, facturación, etc. Ayudará a mantener una base de datos limpia, mejorará la experiencia del cliente y, por supuesto, aumentará la satisfacción de sus empleados de ventas. 

También se pueden automatizar otros procesos de ventas mediante IA conversacional, como la generación de leads, calificación de usuarios potenciales y respuestas a preguntas frecuentes de productos y de pedidos.

Reconciliación contable

La reconciliación es una responsabilidad clave del departamento de contabilidad, donde se verifica la exactitud de los registros y saldos al comparar diferentes conjuntos de documentos de diversos formatos y fuentes.

Aquí, los bots RPA pueden automatizar el proceso de extracción de datos de varias fuentes de documentación, como extractos bancarios o facturas, lo que aumenta las posibilidades de precisión en el proceso de comparación al encontrar y aprobar pedidos coincidentes. 

Entrada de datos ERP

Con RPA, las organizaciones pueden automatizar flujos de trabajo completos de entradas de datos ERP, desde la recopilación de datos hasta el registro, la actualización, el procesamiento y la validación de datos.

Puede maximizar la productividad al reducir los tiempos de transacción de horas a minutos, liberando tiempo valioso para que los analistas se centren en el trabajo estratégico, también minimizará los errores y mantendrá datos limpios y organizados para una mejor inteligencia empresarial y resultados de cumplimiento. 

Consultas de sistemas

Las consultas de datos a través de múltiples portales y aplicaciones es un proceso común que los empleados deben realizar para recopilar datos para una transacción específica.

Cuando se automatiza, RPA proporciona una integración de datos sin problemas entre tus portales de información, ya que los robots de software se pueden utilizar para vincular todas tus aplicaciones y proporcionar al personal un acceso rápido a los datos recopilados. También se puede usar para aprovisionar datos de servidores como una base de datos SQL, ejecutando una consulta para extraer datos y escribirlos en el panel de salida.

Nómina

El departamento de recursos humanos es responsable de las tareas que generalmente requieren mucho tiempo, son repetitivas y dependen en gran medida de los procesos manuales, la nómina es uno de esos procesos que se basan en reglas y son repetitivos, también requiere un gran volumen de esfuerzos de entrada de datos. 

RPA puede verificar la consistencia de los datos de los empleados en múltiples sistemas, validar registros de tiempo, ganancias y deducciones de carga, ejecutar extractos por lotes o datos de mercado de referencia de eventos para nuevas contrataciones y despidos.

También puede automatizar las creaciones de cheques de pago, administrar beneficios y reembolsos. Los robots pueden ocuparse de la mayoría de las transacciones relacionadas con la nómina de principio a fin para evitar imprecisiones y demoras.

Incorporación de empleados

El proceso de incorporación y creación de nuevas contrataciones requiere mucho trabajo para los analistas de recursos humanos y TI, e incluye una variedad de transacciones, como la creación de nuevas cuentas de usuario, direcciones de correo electrónico, creaciones de perfiles, derechos de acceso, listas de correo, solicitudes de equipos de TI, y sin mencionar la programación de entrenamiento e inducción. 

Aquí, RPA puede asignar reglas y disparadores al perfil del nuevo empleado para que los robots tomen medidas. Los robots de software también se pueden configurar para enviar notificaciones y documentación por correo electrónico a los nuevos empleados.