La facturación electrónica, también conocida como eBilling, es un proceso que utilizan las empresas para recibir pagos de forma rápida y segura, sacando de la ecuación las facturas de papel y los pagos con cheques. Te explicamos a fondo qué son los sistemas de facturación electrónica y cómo pueden beneficiar a un negocio.

Qué son los sistemas de facturación electrónica

Se trata de un método de emisión y envío de facturas para cobrar pagos electrónicos. Las facturas se envían vía internet y los clientes pueden pagarlas electrónicamente. 

Un sistema de facturación electrónica integra a su vez varios sistemas, incluido un sistema de facturación, un sistema bancario, un sistema de pago de facturas bancarias del cliente y una interfaz en línea para el sistema de facturación electrónica.

Es una herramienta útil para las empresas que envían muchas facturas a sus clientes. Algunas de las empresas más beneficiadas son las empresas de servicios públicos que cobran a los clientes mes tras mes. Este sistema ofrece la posibilidad de que el cliente pague en línea. 

Beneficios de los sistemas de facturación electrónica

Estos son algunos de los beneficios de tener la facturación electrónica como modo preferido de transacción:

Organización de pagos sencilla y fácil

Los pagos en facturas de papel son difíciles de llevar y organizar, además generan mucha basura.

Para administrar mejor los pagos antiguos y nuevos, el sistema de facturación electrónica mantiene el orden de las facturas consolidadas en un solo lugar, los ordena por pagos realizados, pendientes y vencidos, y lleva todos los registros en un software que lo guarda todo en un solo lugar. La organización simplifica el trabajo.

Fácil consolidación de las finanzas

El software de facturación permite ordenar todo el desorden financiero. ¿Cómo? La configuración del software de facturación electrónica, ya sea independiente o basada en SaaS, puede llevar algún tiempo, pero una vez que esté configurado, estará listo para comenzar. El software ayuda a no dejar pasar las fechas de pago, enviando recordatorios automáticos.

Asimismo, cuando los pagos pueden llegar en diferentes momentos del mes, hay posibilidades de que se olvide en la enorme pila. El sistema de facturación electrónica ayuda a consolidar todas las facturas en un solo lugar.

En resumen, este software puede enviar correos electrónicos y notificaciones de cualquier pago adeudado. Las facturas se generan electrónicamente y se envía una copia por email, mientras se guardan registros escritos en el sistema que puedes consultar cuando desees.

Es ecológico

Puedes aportar tu granito de arena al medio ambiente dejando de emitir facturas en papel. El sistema electrónico genera facturas automáticamente y las hace llegar a los usuarios vía correo electrónico.

Además se ahorra mucho en materiales de oficina, ya sean membretes, sobres o simples libros de facturas para guardar una copia de todas las facturas que se hayan levantado. Todo esto simplifica las operaciones, cuida el medio ambiente y también representa un ahorro monetario de lo que se suele gastar en papel y materiales.

Uno de los ejemplos clásicos que se llega a ver es cómo los Cajeros Automáticos [ATM] insisten en no apostar por la generación de facturas en papel. 

Permite tarjetas de crédito

Las pequeñas empresas pueden cobrar como las grandes corporaciones aceptando tarjetas de crédito con un sistema de cobranzas a través de internet.

El usuario puede utilizar un límite de crédito basado en la capacidad de su tarjeta y puede hacerlo mediante una sobregiro en su cuenta bancaria. Si el usuario tiene poco dinero, la tarjeta de crédito le ayudará. Así, gracias al sistema de facturación electrónica para pequeñas empresas implementado, las tarjetas de crédito y las pasarelas de pago comerciales están viendo días más soleados.

Rápido, fácil y seguro

Estas plataformas de pago son rápidas y seguras, porque no existe posibilidad de error humano.

La seguridad es uno de los aspectos más importantes de los sistemas de presentación y pago electrónico de facturas; y además son tan rápidos que permiten enviar dinero instantáneamente a través de múltiples plataformas.

Diferencia con Invoicing

eBilling e Invoincing tienen muchos aspectos en común, pero no son exactamente lo mismo. Invoicing es simplemente enviar facturas digitalmente, pero la función de pago no está integrada como lo está con la facturación electrónica. 

Significa que con Invoicing es normal que al comprador le llegue la factura al correo electrónico solo como un documento de carácter informativo, pero sin ninguna opción para realizar el pago en línea de la factura de forma automática.

En cambio eBilling incluye la capacidad de pago dentro del mismo correo electrónico en el que se comparte la factura. Las herramientas integrales de facturación y pago también se conocen como software de automatización AP.

Estándares de codificación y facturación electrónica

La facturación electrónica requiere que las facturas y los pagos se transmitan utilizando un formato aceptado. Se trata de estándares de cocidificación establecidos por asociaciones importantes como la Asociación Nacional de Pagos Electrónicos (NACHA, por sus siglas en inglés).

Según esta normativa, la facturación debe incluir un estándar de 4 partes:

• El proveedor de pago de facturas.
• El proveedor de servicios de facturación.
• El consolidador.
• El proveedor de servicio al cliente.

Todas las partes trabajan juntas para manejar el proceso de aprobación de facturas de un extremo a otro y las necesidades del cliente. En algunos casos, un proveedor de servicios puede ofrecer múltiples funciones en este flujo de proceso.

En estos días, los sistemas de presentación de facturas electrónicas son más rápidos y permiten enviar el dinero instantáneamente a través de múltiples plataformas.

La vida se ha vuelto más simple desde que dejamos atrás los métodos tradicionales de administración de las finanzas basados en papel, y hasta las empresas más pequeñas y nuevas pueden acceder al mundo electrónico.