Sistemas de Gestión Integrados

Sistemas de Gestión Integrados

Los sistemas de gestión integrados (IMS por sus siglas en inglés) ofrecen integración perfecta para estándares diferentes en un sistema común que cumple con los requisitos de cada uno.

Así, toda la organización puede funcionar como una sola con todos sus objetivos unificados. Explicamos a continuación qué son los sistemas de gestión integrados, cuáles son sus ventajas y desventajas.

Definición

IMS es un sistema único diseñado para gestionar múltiples aspectos de las operaciones de una organización de acuerdo con múltiples estándares, como los de gestión de calidad, medio ambiente, salud y seguridad.

La mayoría de las empresas ya cuentan con sistemas, formales o informales, para abordar estos problemas; sin embargo, a menudo se duplican procesos sin darse cuenta o se crea trabajo adicional innecesario para el personal.

En última instancia, la seguridad, la gestión medioambiental y el control de calidad tienen muchos puntos en común y todos tienen el objetivo de hacer la organización más eficiente. 

Ante este escenario, el sistema de gestión integrado fusiona los sistemas formales existentes e implementa las mejores prácticas específicas en toda la organización.

Beneficios y desventajas

Beneficios

En un sistema de gestión integrado, el todo es mayor que la suma de sus partes. Y cuando la integración es exitosa, los beneficios tangibles para una organización incluyen:

Rendimiento: Se simplifican los procedimientos y mejora todo el proceso, lo que impulsa a tu negocio con mejor calidad, mejor salud y seguridad, y mayor productividad.

Rapidez y rentabilidad: Los procesos compartidos logran reducir los costos y los tiempos requeridos para implementar y mantener el sistema. Asimismo, al realizar solo una auditoría y una revisión de la dirección, puedes ahorrar tiempo y dinero y el personal superior puedes pasar a otras tareas esenciales.

Consistencia: La integración de sistemas elimina la complejidad. Se alinean y comparten procesos, por tanto, puedes hacer que tus procedimientos sean más lógicos y coherentes. Esto hará que los objetivos comerciales comunes se destaquen y le dará a tu negocio objetivos mejor definidos para el éxito.

Otros beneficios claros incluyen: evita duplicar esfuerzos, los sistemas se administran de manera más eficiente, mejoran las comunicaciones internas y externas y se reduce la fatiga de la auditoría. 

Desventajas

Hay algunos factores de restricción a tomar en cuenta antes de implementar sistemas de gestión integrados. Por mencionar algunos tenemos:

Requiere tiempo, recursos y esfuerzos: La implementación inicial de un IMS requerirá una cantidad significativa de recursos, como tiempo y esfuerzo, en términos de capacitación del personal y realización de auditorías internas y externas. 

Intercambios en la estructura: El grado y la eficacia de la integración también dependerán de la estructura de la organización. En ese sentido, a muchos departamentos les tocará trabajar más estrechamente para asegurar la implementación exitosa del sistema. Aquí pueden surgir limitaciones debido a la experiencia, los antecedentes educativos o la eficacia del equipo.

Competencia: La competencia también puede ser otro factor de restricción cuando se trata de implementar un IMS. Los problemas con la competencia surgen cuando se le pide a la persona responsable de una norma que maneje otra norma que es fuera de sus capacidades o experiencia, lo que significa que es posible que el estándar no se integre con total precisión.

Idioma: Estos sistemas pueden estar escritos en un idioma que puede ser difícil de entender. Las organizaciones que implementan un IMS por primera vez pueden encontrar esto un tanto desalentador, pero cada vez hay más sistemas en un lenguaje fácil de leer y proporcionan ejemplos de cómo debe ser implementado. También existen documentos OHSAS similares para implementar la salud y la seguridad.

Gestión de integración y certificación

La certificación según las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y otras normas de sistemas de gestión tiene un gran valor para las organizaciones. El propósito de ISO y otras normas es ayudar a las empresas a administrarse mejor. Por tanto, si tus sistemas de gestión hacen que tu personal duplique el trabajo innecesariamente, no están brindando el valor que deberían.

ISO 9001 es el Sistema de Gestión de Calidad. ISO 14001 es el Sistema de Gestión Ambiental. Mientras que ISO 45001 es el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.

Puedes lograr varios tipos de integraciones, pero para un sistema completamente optimizado que se encargue de todas tus principales necesidades de gestión ISO, es más recomendable combinar el Sistema de Gestión de Calidad, el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.

Todas estas combinaciones funcionan bien juntas debido a su estructura compartida de Annex SL. Este último es el documento que define la estructura de alto nivel para todas las normas de sistemas de gestión ISO. Annex SL está diseñado para facilitar mejor el uso de sistemas de gestión integrados, proporcionando a las organizaciones las herramientas que necesitan para agilizar el protocolo actual, fomentar la estandarización y transformar los sistemas de gestión existentes en un modelo integrado.

Al poder integrarse los tres estándares perfectamente, significa que tienen muchas similitudes que pueden hacer que la administración de tu negocio sea más sencilla. El lenguaje simple también los hace más fáciles de implementar y asegura que los miembros de su equipo sepan qué hacer.

Esto te da más espacio para concentrarte en impulsar la mejora continua en una amplia gama de áreas cruciales, invirtiendo el tiempo y los recursos de una mejor manera.

La recomendación final es que encuentres un sistema digital que logre reunir todos los documentos, revisiones, auditorías y registros en un lugar accesible, al que puedas acceder en el momento y lugar que más te convenga.