Sistema de Información Ejecutiva: Definición y Requerimientos

Sistema de Información Ejecutiva: Definición y Requerimientos

El Sistema de Información ejecutiva se abrevia comúnmente como SIE, y permite percibir los datos operativos más recientes recopilados de varias bases de datos internas y externas.

A continuación veremos qué es un Sistema de Información Ejecutiva (SIE) en detalle y cuáles son los requerimientos.

¿Qué es un SIE?

Es un sistema de información de gestión que respalda, facilita y toma decisiones para los altos ejecutivos al proporcionar un acceso fácil a la información interna y externa. También es una forma especializada de un Sistema de Apoyo de Decisiones.

Este sistema dispone de un enfoque con interfaces de usuario y pantallas gráficas fáciles de usar. Muchas empresas lo utilizan porque proporciona informes sólidos y capacidades de desglose. Las capacidades de desglose se producen cuando pasa de la información resumida a los datos detallados centrándose en algo.

Son sistemas muy beneficiosos para los altos ejecutivos sobre todo porque les ayudan a analizar, comparar y resaltar tendencias en áreas importantes para que puedan monitorear el desempeño e identificar oportunidades y problemas.

Sin embargo, en los últimos años, se desarrollaron originalmente como programas basados ​​en computadoras mainframe, donde el objetivo era empaquetar los datos de una empresa y proporcionar rendimiento de ventas. Esto, cuando el objetivo principal de estos sistemas simplemente era destacar la información para satisfacer las necesidades de los altos ejecutivos y no para toda la empresa.

Actualmente, los empleados pueden usar sus computadoras personales y acceder a los datos de la compañía y decidir qué datos son los mejores para usar. Así que en síntesis, se puede afirmar que los sistemas de información ejecutiva ahora no son solo para ejecutivos, sino para toda la empresa, pues todos tienen libertad de acceder a los datos de la empresa y compartir información con todos los miembros de la empresa.

Requerimientos

Si lo que estás buscando es una forma poderosa de proporcionar datos de gestión del trabajo a tus ejecutivos, busca cumplir con estos cinco requisitos:

Visibilidad de datos precisos en tiempo real

Los datos obsoletos son incorrectos. El entorno empresarial actual es muy acelerado, y por eso los ejecutivos no pueden permitirse el lujo de tomar decisiones sobre datos de un día, de una semana, o peor aún, datos de un mes. En otras palabras, necesitan la información en tiempo real. 

Si pones en marcha un sistema de información ejecutiva con importantes retrasos en los informes, es evidente que se paralizará la capacidad de tu empresa de aprovechar las condiciones dinámicas del mercado, responder de manera oportuna a problemas críticos o hacer correcciones de curso urgentes. Por tanto, debes renunciar a todo sistema que esté desactualizado.

Recuerda que quienes toman las decisiones en tu organización necesitan visibilidad de la información procesable que sea precisa y actual. Si un sistema de información ofrece visibilidad en tiempo real de las actividades de gestión del trabajo, los gerentes pueden ver cuán efectivamente se utilizan los recursos en toda la organización. Asimismo, pueden ver cuántas personas están trabajando en cada proyecto individual, en qué está trabajando cada miembro del equipo, dónde podrían estar ocurriendo cuellos de botella y si es necesario ajustar las prioridades de trabajo.

La visibilidad en tiempo real es altamente valiosa porque  permite a los ejecutivos tomar decisiones informadas con información fresca y precisa y les da la agilidad para hacer correcciones de curso de manera oportuna.

Indicadores de rendimiento consistentes

Por lo general en una empresa cada grupo proporciona diferentes servicios o produce diferentes tipos de entregables, pero  los indicadores de desempeño o estado del trabajo deben presentarse en el sistema de información ejecutiva de manera consistente.

La falta de coherencia en la métrica y el informe de estado pueden afectar negativamente la toma de decisiones, porque no hay una visión real del rendimiento del negocio. Las métricas y los indicadores de desempeño deben formalizarse y definirse dentro del sistema de información ejecutiva y luego ser utilizados de manera consistente por todos los diferentes grupos, para asegurar los resultados.

La estandarización de las métricas y los indicadores de rendimiento se puede lograr mejor si la organización define primero los flujos de trabajo y los procesos estándar dentro de cada uno de sus diferentes departamentos y equipos. Es un gran esfuerzo, pero se puede facilitar si el sistema tiene la capacidad de crear y personalizar flujos de trabajo automatizados.

Gestión unificada y automatizada del trabajo y esfuerzos de informes

Muchas empresas se apoyan en una combinación de hojas de cálculo, utilidades de gestión de proyectos, presentaciones de PowerPoint, creadores de informes y una variedad de otras herramientas para la gestión del trabajo y la presentación de informes. Todo esto se traduce en una entrada manual significativa, recopilación, clasificación y copia de información entre estas diferentes herramientas. Y en consecuencia, la demanda de mano de obra es excesiva y se presta para muchos errores humanos.

Un sistema de información ejecutiva debería ser capaz de unificar y automatizar todos estos esfuerzos de gestión del trabajo al proporcionar a las organizaciones un lugar único para el seguimiento, la gestión y la presentación de informes sobre el trabajo.

Vistas ejecutivas fáciles de usar

Tiene que ser fácil de usar, pues de lo contrario nadie querrá usarlo. Quienes están a cargo de las decisiones quieren que sea intuitivo, rápido y fácil, además de completamente personalizado.

Al mismo tiempo, por simple que parezca el diseño del sistema, debe proporcionar información importante de forma profunda y detallada.

Accesibilidad basada en la nube

Para satisfacer las necesidades de los ejecutivos altamente móviles y las organizaciones desembolsadas geográficamente, un sistema de información ejecutiva debe estar impulsado por la nube.

Las nuevas tecnologías en la nube rompen las distancias geográficas, ofrecen información instantánea para la toma de decisiones y conectan la información con dispositivos móviles como tablets o Smartphones. 

Estos requisitos combinados en un sistema de información ejecutiva proporcionan beneficios grandes a los ejecutivos, y de forma menos centralizada a los equipos. Con los datos recopilados y agregados de manera consistente y rápida, los ejecutivos pueden tomar decisiones clave, y las empresas pueden estar confiadas en la consistencia de sus decisiones.