Un sistema de gestión de la calidad (SGC) se define como un sistema formalizado que documenta los procesos, procedimientos y responsabilidades para lograr las políticas y los objetivos de la calidad.

Un SGC ayuda a coordinar y dirigir las actividades de una organización para cumplir con los requisitos reglamentarios y del cliente y mejorar su eficacia y eficiencia de forma continua.

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Beneficios y Estándares

La implementación de un sistema de gestión de la calidad afecta todos los aspectos del desempeño de una organización. Los beneficios de un sistema de gestión de la calidad documentado incluyen:

• Cumplir con los requisitos del cliente, lo que ayuda a infundir confianza en la organización, lo que a su vez genera más clientes, más ventas y más negocios repetidos.
• Cumplir con los requisitos de la organización, lo que garantiza el cumplimiento de las regulaciones y la provisión de productos y servicios de la manera más eficiente en cuanto a costos y recursos, creando espacio para la expansión, el crecimiento y las ganancias.

Estos beneficios ofrecen ventajas adicionales, que incluyen:

• Definición, mejora y control de procesos
• Reducir el desperdicio
• Previniendo errores
• Reducir costos
• Facilitar e identificar oportunidades de formación
• Involucrar al personal
• Establecer la dirección de toda la organización
• Comunicar la disposición a producir resultados consistentes

Elementos en un SGC

Las organizaciones deben adoptar una serie interdisciplinaria de controles de calidad para lograr estos principios. Los nueve elementos centrales de un SGC deben incluir objetivos de calidad, un manual de calidad, responsabilidades organizativas, gestión de datos y otras prácticas.

Objetivos de calidad

La creación de objetivos de calidad es un requisito común de las normas QMS, incluidas la ISO 9001. Estos objetivos están diseñados para alentar a las organizaciones a definir metas estratégicas y un propósito para el QMS.

Los objetivos traducen la visión de una organización en la práctica al crear un vínculo entre los requisitos del cliente y las metas específicas, medibles y alcanzables. Los objetivos bien redactados dan un propósito a una iniciativa de SGC y establecen una cultura centrada en el cliente en una organización.

Manual de calidad

Un manual de calidad se define como la primera documentación de un SGC. Establece la motivación para adoptar un marco de SGC y el papel de la calidad dentro de la organización. Los requisitos de ISO 9000 para un manual de calidad prescriben que este documento debe:

• Describir el alcance del SGC.
• Detallar los requisitos del marco o estándar QMS
• Enumere todos los elementos del SGC que están excluidos de la implementación.
• Hacer referencia a procedimientos de calidad específicos utilizados dentro de la organización.
• Proporcionar documentación visual de procesos críticos a través de un diagrama de flujo.
• Explicar las políticas y los objetivos de la calidad de la organización.

Estructura organizativa y responsabilidades

Un SGC debe incluir un modelo claro y actualizado de la estructura de la organización y las responsabilidades de todas las personas dentro de la organización.

La documentación de la estructura y las responsabilidades debe incluir guías visuales como diagramas de flujo y documentación clara.

Gestión de datos

Los datos son el núcleo de los enfoques modernos para la gestión de la calidad total. La calidad y disponibilidad de los datos son fundamentales para el éxito de un marco de SGC para impulsar la mejora continua y las actividades de control de calidad preventivo.

Las organizaciones con prácticas de gestión de datos ineficaces pueden experimentar una calidad de producto inconsistente, ineficiencias operativas, riesgos de cumplimiento, baja satisfacción del cliente y baja rentabilidad.

Procesos

Los SGC son enfoques inherentemente impulsados ​​por procesos para el control y la garantía de calidad.

Los estándares para la gestión de la calidad requieren que las organizaciones identifiquen y definan todos los procesos organizativos que utilizan cualquier recurso para transformar las entradas en salidas. Prácticamente todas las responsabilidades de la organización pueden vincularse a un proceso, incluida la compra.

Satisfacción del cliente con la calidad del producto

Un componente central del SGC es el requisito de que las organizaciones controlen la satisfacción del cliente para determinar si se logran los objetivos de calidad.

Algunas normas no prescriben métodos específicos para medir la satisfacción del cliente, ya que la definición de la calidad del producto y los datos disponibles pueden variar significativamente entre organizaciones.

Mejora continua

La mejora y la adaptación continuas son necesarias para que las organizaciones generen beneficios con el SGC y mantengan la satisfacción del cliente. El SGC dicta que la mejora continua es una responsabilidad de toda la organización.

Sin embargo, ISO 9001 deja claro que el liderazgo debe desempeñar un papel fundamental en la implementación de una cultura impulsada por la calidad. La cláusula 5.1.1 establece que "la alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad al responsabilizarse de la eficacia".

Instrumentos de calidad

El control y la calibración de las herramientas utilizadas para medir la calidad son parte integral del éxito de un SGC. Si se utilizan máquinas o equipos para validar productos o procesos, este equipo debe controlarse y calibrarse cuidadosamente de acuerdo con los estándares de la industria.

Dependiendo del instrumento, esto podría implicar calibraciones periódicas o calibraciones antes de cada medición.

Control de documentos 

El SGC dicta estándares para los tipos de documentación que son necesarios para respaldar la gestión de la calidad como mínimo, lo que puede no reflejar todos los documentos necesarios para un control de calidad preciso.

Esto generalmente incluye objetivos de calidad, un manual de calidad, procedimientos, documentación de procesos y mantenimiento de registros. Los sistemas de gestión de documentos deben contener toda la evidencia necesaria para demostrar el desempeño del SGC de manera objetiva.

Implementación

Antes de establecer un sistema de gestión de la calidad, tu organización debe identificar y gestionar varios procesos multifuncionales conectados para ayudar a garantizar la satisfacción del cliente. Dicho esto veamos los elementos para implementar un SGC.

Diseñar y construir

Las porciones de diseño y construcción sirven para desarrollar la estructura de un SGC, sus procesos y planes para la implementación.

La alta dirección debe supervisar esta parte para garantizar que las necesidades de la organización y las necesidades de sus clientes sean una fuerza impulsora detrás del desarrollo de sistemas.

Desplegar

La implementación se realiza mejor de manera granular dividiendo cada proceso en subprocesos y educando al personal sobre documentación, educación, herramientas de capacitación y métricas.

Las intranets de las empresas se utilizan cada vez más para ayudar en el despliegue de sistemas de gestión de la calidad.

Control y medida

El control y la medición son dos áreas del establecimiento de un SGC que se logran en gran medida mediante auditorías rutinarias y sistemáticas  del sistema de gestión de la calidad. Los detalles varían mucho de una organización a otra según el tamaño, el riesgo potencial y el impacto ambiental.

Revisar y mejorar

Revisa y mejora en detalle cómo se manejan los resultados de una auditoría.

Las metas son determinar la efectividad y eficiencia de cada proceso hacia sus objetivos, comunicar estos hallazgos a los empleados y desarrollar nuevas mejores prácticas y procesos basados ​​en los datos recopilados durante la auditoría.