Sistemas de información Automatizados (AIS)

Sistemas de información Automatizados

Los sistemas de información automatizados (AIS) son colecciones de datos y software basadas en computadora que utilizan la entrada de varios recursos para automatizar la gestión de operaciones e información.

De esa manera se crean resultados útiles que pueden ayudar a una empresa a tomar decisiones estratégicas.

AIS es una compilación de hardware, software o ambos para automatizar la comunicación, la documentación, la generación de informes, el procesamiento y el almacenamiento de información.

Por lo general, tiene una interfaz de front-end donde un usuario interactúa con el sistema, una base de datos de back-end o un mecanismo similar, para almacenar elementos como informes de gestión, fuentes de procesamiento de transacciones en tiempo real de otros sistemas y lógica de middleware que se utiliza para unir todo.

AIS permite que la información se procese de una manera mucho más rápida de lo que podría procesar un sistema manual. En pocas palabras, AIS es una excelente manera de controlar tus operaciones comerciales al permitirte monitorear tu negocio en todo momento para asegurarte de que todo funcione sin problemas. 

Un sistema de información automatizado puede ayudarte a garantizar que tus empleados trabajen de manera eficiente, proporcionra un nivel de transparencia dentro de la organización y puede ayudarte a reducir costos sin sacrificar la calidad de las operaciones de tu empresa.

¿Cuáles son algunos usos de AIS?

AIS se puede utilizar de muchas formas. Algunos de los usos más habituales son los siguientes:

Administración de incidentes

La mayoría de las empresas ejercen las mejores prácticas y cuentan con regulaciones para evitar incidentes. Aun así, pueden ocurrir incidentes de servicio.

AIS ayuda a las operaciones manejando rápidamente el incidente y restaurando los servicios, que puede reducir los costos debido a inconvenientes técnicos.

Despliegue de aplicaciones

Uno de los principales enfoques de AIS es automatizar tareas. Las empresas pueden utilizar AIS para crear una serie de implementaciones de aplicaciones para probar sus sistemas.

Esto reduce el factor de errores humanos y permite un análisis del sistema para ver dónde debe configurarse el servicio de manera diferente.

Cumplimiento de seguridad y gestión de riesgos

AIS da a los administradores de TI la capacidad de configurar las regulaciones y reglas de seguridad en el sistema de TI.

Los servicios de ciberseguridad siguen un conjunto específico de reglas automáticamente cuando se detecta algún problema. Esto hace que el esfuerzo de mitigación sea mucho más rápido, sin la necesidad constante de participación o supervisión humana.

Análisis de los datos

Dado que AIS procesa la información mucho más rápido, puede configurar el sistema para que active automáticamente un flujo de trabajo específico cada vez que se ingresan datos.

El AIS puede tomar el conjunto de datos y almacenarlo, recuperarlo, comunicarlo a otros o incluso realizar un análisis preciso basado en los datos proporcionados.

Cómo funciona AIS y ejemplos

A continuación, te explicamos cómo funciona y cuáles son algunos ejemplos de sistemas de información automatizados:

Después de configurar tu AIS con un conjunto de reglas, condiciones y comandos, el AIS seguirá un flujo de trabajo desencadenado por una acción manual.

Por ejemplo, cuando un usuario hace clic en un botón para recuperar información sobre una inquietud específica de servicio al cliente, AIS seguirá las instrucciones clave para buscar y obtener un informe. A continuación, el AIS notificará a un representante de servicio al cliente sobre una solución o un paso más en el flujo de trabajo.

Una práctica recomendada es configurar un único sistema para que los flujos de trabajo humanos y mecánicos estén sincronizados, en lugar de configurar un sistema separado para cada departamento.

De esta manera, los empleados pueden realizar solicitudes de una sola vez en lugar de tener que pasar por diferentes canales (por ejemplo, solicitar un informe de gastos por correo electrónico en lugar de preguntarle a alguien de su equipo). 

Si hay alguna superposición en los procesos entre los departamentos, solo necesitarás un sistema automatizado que pueda realizar ambas tareas de manera rápida y eficiente mientras mantiene la precisión.

AIS es experto no solo en almacenar y recuperar datos, sino que también puede administrar la transferencia de datos entre diferentes software. Por ejemplo, si los datos financieros existen en un sistema separado en lugar de la herramienta de gestión de proyectos, AIS puede admitir una conexión para ayudar al usuario a introducir informes financieros en el software de gestión de proyectos.

Con esto, el flujo de trabajo reduce la carga de trabajo del usuario al tener que extraer información de un sistema de software, convertirla a un nuevo formato y luego importarla a otro sistema.

Una vez que un AIS se configura con ciertas condiciones, es capaz de detectar cambios en esas configuraciones.

Una instancia podría ser si un sistema está configurado para actualizar automáticamente un calendario cuando se completa una determinada tarea, el AIS detectará que lo ha hecho y luego puede enviar un correo electrónico o mensaje de texto notificando a un usuario. 

Este tipo de automatización ahorra tiempo a los empleados que, de otro modo, necesitarían verificar manualmente su horario todas las mañanas antes de comenzar a trabajar.

Además, AIS es un potente firmware que puede ayudar a su organización a automatizar la copia de seguridad de datos para evitar la pérdida o corrupción de datos. En este caso, el programa esencialmente reemplaza la necesidad de que un administrador tenga que completar numerosas series de acciones repetitivas.

Ejemplo de sistema de información automatizado 

Un ejemplo de un sistema de información automatizado con el que están familiarizados muchos en los Estados Unidos es el sistema Amber Alert. Este sistema es una red nacional que está automatizada para alertar a las personas sobre el posible secuestro de un niño. 

El sistema se puede ajustarse para que la información se envíe a un área geográfica limitada donde es probable que se encuentre el niño. En cuestión de minutos, puede mostrarse o transmitirse en señales de tráfico, televisión y radio, correos electrónicos, llamadas telefónicas e incluso mensajes de texto a teléfonos celulares. 

Usar individuos para distribuir esta información no solo sería muy costoso, sino que también desperdiciaría un tiempo valioso, permitiendo que un posible perpetrador se escape con el niño.

¿Cuáles son algunos tipos de sistemas de información automatizados?

AIS viene en diferentes formas para respaldar las diversas necesidades operativas de tu empresa:

Sistemas de procesamiento de transacciones

Por ejemplo, después de que se realiza una venta, la finalización de una transacción requiere varios pasos.

Un AIS puede garantizar que toda la información relacionada con la transacción y la relación con el cliente se almacene y recupere cuando sea necesario. También puede comunicar la información requerida a los recursos pertinentes para completar la transacción.

Sistemas de automatización de oficinas

Al crear un flujo de trabajo administrativo automatizado, un AIS puede realizar muchas tareas de oficina.

Se puede usar para crear un sistema centralizado para administrar la comunicación de la oficina para que los equipos accedan.

Más información en Sistemas de automatización de oficinas.

Sistema de gestión del conocimiento (KMS)

Muy importante, un AIS puede construir una estructura para que su organización almacene y exporte información crítica. Cuando busque implementar un sistema de gestión del conocimiento, asegúrese de que sea fácil de usar y accesible para las personas adecuadas dentro de la organización.

Esta solución también debería funcionar con cualquier software que ya esté instalado para evitar confusiones durante la implementación.

Además, un AIS no solo debe administrar la información, sino también facilitar su intercambio entre usuarios autorizados de una manera similar a como las redes sociales facilitan la comunicación digital entre personas que comparten intereses o actividades comunes. 

Por ejemplo, cuando un vendedor está en una llamada con un cliente potencial, un KMS puede encontrar información importante de la competencia para respaldar su llamada de ventas. O, cuando un representante de servicio al cliente está solucionando una inquietud de un cliente, puede usar KMS para acceder a información sobre casos de clientes similares para resolver rápidamente el problema.

Sistemas de Información Gerencial

Junto con el KMS, un AIS basado en un sistema de información de gestión puede llevar la gestión de datos al siguiente paso.

Un SIG no solo almacena y recupera datos, sino que también es responsable de generar informes para permitir que sus equipos analicen los datos rápidamente.

Más información en Sistemas de información gerencial.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Los equipos de gestión no solo necesitan informes para tomar decisiones. Un sistema de soporte de decisiones AIS puede encontrar información sobre tendencias y acciones correctivas.

Su equipo puede ejecutar el DSS para crear modelos de decisión que respalden la toma de decisiones de la organización.

Básicamente, un DSS permite a los usuarios en diferentes niveles de una organización tomar decisiones por sí mismos sin tener demasiado conocimiento en TI o bases de datos al aprovechar las capacidades de análisis de big data. De esta manera, pueden enfocarse en cosas más importantes como la estrategia en lugar de las operaciones diarias.

Más información en Sistemas de apoyo a las decisiones.

Sistema de apoyo ejecutivo (ESS)

Un sistema de apoyo ejecutivo puede entenderse como un DSS más complejo. Para las decisiones a nivel empresarial, un ESS gestiona el conocimiento necesario para los avances de la empresa, captura los registros de lecciones aprendidas de los proyectos y descubre oportunidades de crecimiento.

Proporciona a los ejecutivos un mejor acceso a información de mayor calidad al permitir capacidades de análisis más sencillas utilizando un resumen del desempeño de una empresa.

Ventajas de AIS

Cada vez más, la automatización de TI se está convirtiendo en una necesidad para que las empresas naveguen y gestionen el complejo panorama tecnológico moderno. También tiene varios beneficios concretos:

Ahorro de costos: con la automatización de TI, se requieren menos horas de mano de obra para completar las tareas de rutina. La automatización también puede aumentar la productividad, reducir los costos de infraestructura al optimizar la utilización de recursos y disminuir los costos asociados con el error humano.

Ahorro de tiempo: al automatizar las tareas más repetitivas y que requieren más tiempo, el personal de TI libera su tiempo para dedicarlo a tareas de nivel superior.

Operaciones más rápidas: la  automatización de TI puede acelerar considerablemente las operaciones del centro de datos y la nube, lo que reduce los tiempos de entrega de servicios y recursos de semanas a horas.

Errores reducidos: la  automatización garantiza la coherencia a gran escala, algo que es imposible de hacer cuando las personas completan las tareas manualmente. 

Mejor seguridad: los  procesos automatizados requieren menos personas para ver y proteger la información confidencial, lo que reduce la posibilidad de infracciones. Además, la automatización de TI se puede utilizar para ayudar a los equipos de TI a mantenerse al día con la respuesta a incidentes.

Desventajas de AIS

Aunque la automatización tiene muchas ventajas, hay algunas cosas importantes a tener en cuenta:

Inflexibilidad: un proceso automatizado por sí solo no maneja bien los cambios. Y muchas herramientas de automatización están diseñadas para un propósito específico y limitado, limitándolas a esa función.

Costo de inversión: aunque la automatización de TI puede ahorrar dinero, también puede implicar una inversión inicial sustancial para comprar software y configurar la automatización. Una empresa debe considerar cuidadosamente su estrategia de automatización de TI para asegurarse de que los procesos que desea automatizar proporcionarán un ROI significativo. Vale la pena automatizar las tareas rutinarias que consumen una cantidad significativa de tiempo del personal de TI. Los procesos que se ejecutan una vez al mes probablemente no lo sean.

Mayores consecuencias de los errores: la  automatización reduce en gran medida la posibilidad de errores humanos. Pero debido a que la automatización es tan rápida y poderosa, cualquier error automatizado que ocurra puede causar mucho más daño que los manuales. Esto significa que es importante configurar correctamente las herramientas de automatización y probarlas antes de la implementación.

En todos estos casos, la clave para evitar problemas es pensar en la implementación y la estrategia de automatización de TI. La automatización es una herramienta poderosa, pero es tan buena como el equipo que la implementa.

¿Puedes ahorrar dinero con la automatización de TI?

La automatización de TI puede resultar en ahorros de costos significativos, tanto de formas sencillas como menos obvias. 

La automatización de TI empresarial reduce la cantidad de horas de trabajo necesarias para completar las tareas y puede aumentar la productividad del personal de TI, que es en lo que la mayoría de la gente piensa cuando habla de ahorros de costos de automatización. 

Pero más allá de eso, también asegura la consistencia, reduce los errores (ahorrando tiempo adicional del personal de TI que normalmente se dedicaría al control de daños), mejora la utilización de recursos (ayudando a ahorrar en costos de infraestructura) e incluso ayuda a ahorrar en costos de seguridad al evitar datos costosos infracciones.