Cuando se inicia un negocio, tener la posibilidad de manejar todas las tareas de oficina desde el escritorio es una de las mayores expectativas. Pero la escala de tareas, así como el número para mantener tu negocio activo aumenta a medida que afrontas nuevos desafíos.

Y no basta con tener buenos empleados, si quieres ser realmente efectivo, la mejor estrategia es contar con sistemas de automatización de Oficinas OAS, por sus siglas en inglés Office Automation Systems. Compartimos de qué se trata.

Son sistemas de información basados en computadoras que recopilan, procesan, almacenan y transmiten mensajes electrónicos, documentos y otras formas de comunicación entre individuos, grupos de trabajo y organizaciones enteras. Estos sistemas utilizan soluciones en hardware y software que facilitarán la carga de trabajo de un negocio.

De esa manera, se aumenta la productividad de los profesionales y el personal, al reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para producir, acceder y recibir comunicaciones comerciales.

Para aprender acerca de La Automatización robótica de procesos o RPA lee este artículo.

Áreas OAS de automatización de oficinas

Estas son las áreas de los sistemas de automatización de oficinas en general.

Sistema de publicación

• Procesamiento de texto (transformación de ideas en documentos legibles como cartas, memorandos, formularios e informes).
• Autoedición (desarrollo de sistemas de publicación para producir sus propios materiales impresos).
• Sistemas de almacenamiento y reenvío de voz (tiene la capacidad de almacenar datos verbales y / o comunicarlos a otra ubicación).
• Sistemas de reunión electrónica (implica el uso de comunicaciones de video y audio para permitir que se realicen conferencias y reuniones).
• Teleconferencia (participación remota en conferencias gracias a la conexión a una computadora central).
• Teletrabajo (trabajadores con la posibilidad de hacer sus tareas desde el hogar).
• Multimedia o hipermedia (tecnologías para la gestión sistemática de gráficos, dibujos y fotografías, además de texto y datos).

Sistemas de procesamiento de imágenes

También conocidos como sistemas de gestión de imágenes electrónicas,permiten a los usuarios capturar, almacenar, procesar y recuperar imágenes de documentos de forma electrónica.

Son cada vez más versátiles, muchos basados en LAN incluyen varios servidores, cada uno dedicado a una función específica.

Sistemas de gestión de documentos

Son sistemas sofisticados que a menudo interactúan con otros sistemas de oficina como el procesamiento de textos, la publicación de escritorio, el correo electrónico, el correo de voz, etc.

Además adjuntar “notas de voz” digitalizadas a imágenes de documentos específicos y pueden tener otras características especiales, así como la capacidad de almacenar documentos de varios colores y fotografías en color.

Más información en Gestión de Activos Digitales.

Oficina automatizada

Es un subsistema separado, aunque a veces se incluye dentro del procesamiento de la información. Incluye una amplia gama de instalaciones de apoyo para trabajos y actividades de conocimiento.

Para automatización en telefonía de oficinas ver: Sistemas de respuesta de voz interactiva

Características de los Sistemas de automatización de Oficinas

Estas son algunas de las características básicas y atractivas de los OAS.

Reducen la carga de trabajo

Instalar estos sistemas reduce la carga de trabajo, hacen cada tarea mucho más fácil y divertida.

Multitarea

Los sistemas de automatización de oficinas pueden manejar las tareas de una empresa de manera fácil. En ese orden, el multitarea también es un modo simple y fácil.

Uno de estos sistemas puede abrir la puerta de entrada y controlar las temperaturas dentro de las oficinas, mientras se ocupa de los pasos de procesamiento junto con los datos y las entradas.

Alternativamente, una buena cantidad de carga de trabajo será manejada por el propio sistema.

Aumenta la visibilidad

La visibilidad permite tomar decisiones prácticas. Y estos sistemas permiten tener una mayor visibilidad de cada uno de los trabajos.

Sostenibilidad en el entorno de la oficina

Cada sistema debe ser capaz de hacer que la fuerza laboral trabaje en cosas que se les dan.

De esa manera podrá confirmar la sostenibilidad y al mismo tiempo adaptarse al entorno de la oficina.

Ventajas adecuadas

Los OAS aumentan la ventaja competitiva sobre las otras empresas, así que son sistemas muy completos cuando se trata de sobrevivir en un mercado competitivo.

Ventajas de los sistemas automatizados

• Optimizan el almacenamiento de datos en la oficina a través del manejo de aplicaciones de datos que se utilizan para crear y manipular documentos, imágenes, hojas de cálculo y archivos. Los procesadores de texto y las aplicaciones para imágenes y hojas de cálculo forman parte de esta optimización.
• Los sistemas automatizados de oficinas ayudan a gestionar los datos, desde los sistemas de control y recordatorio, hasta el manejo de proyectos y actividades.
• Ayudan al intercambio de datos que se almacenan o incluso se manipulan.
• Garantizan más eficiencia que cualquier otra máquina. Eliminan los errores de programas o aplicaciones y ayudan a obtener resultados más precisos.
• Al simplificar las tareas complejas, los OAS ahorran tiempo, pero aún más ahorran dinero, porque reducen los costos que la gente suele invertir en viajar.
• En general reducen todos los costos. Ya no tienes que invertir tanto en la contratación de nuevos recursos o incluso en el cuidado de cualquiera de estas tareas. Además se pueden automatizar procesos comerciales que ahorran en gastos.

Desventajas de los sistemas de automatización

• Invertir en un software de automatización de oficinas es bastante costoso, también lo son los primeros pasos.
• Un hardware que puede hacer tantas cosas como escanear, encuadernar documentos y duplicarlos, evidentemente es costoso.
• La automatización implica una re-educación de los empleadores, pues muchos que han trabajado durante años con métodos antiguos y manuales bastante complicado, podrían no aprovechar las nuevas funciones. Así que es probable que para usar estos sistemas se requiera un entrenamiento que obviamente consume tiempo.
• Finalmente, no podrás encontrar ningún método manual de forma regular y eso podría agregar más desventajas.

Los sistemas de automatización de oficinas son esenciales en todas las oficinas. Reducen la carga del trabajo, aumentan los niveles de productividad y hacen que todas las personas puedan trabajar en un entorno sin problemas.

Si no te has decidido por instalar uno, esperamos que los grandes beneficios que hemos compartido en este post te animen a iniciar en esta optimización de las gestiones y tareas.